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title: "Justificatifs des indemnités kilométriques : que garder et combien de temps"
description: "Frais kilométriques : quels justificatifs garder, combien de temps, carnet de bord obligatoire ou non ? Ce que disent l'administration fiscale et l'Urssaf."
url: https://odoma.ee/fr/help/indemnites-kilometriques/justificatifs
language: fr
published: 2026-10-29
updated: 2026-10-29
publisher: Odoma Digipädevuse Selts (Estonian non-profit, registry code 80659718)
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# Justificatifs des indemnités kilométriques : ce qu'il faut pouvoir prouver

Le barème kilométrique simplifie le calcul, pas la preuve. Que vous soyez salarié aux frais réels, employeur qui verse des indemnités kilométriques ou indépendant au régime de la déclaration contrôlée, il faut pouvoir établir **les kilomètres parcourus et leur caractère professionnel**. Cette page résume ce que disent les textes officiels que nous avons lus. Elle a une portée générale ; elle ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Informations vérifiées au 27 octobre 2026. Le barème lui-même et le calcul des indemnités : [indemnités kilométriques 2026](https://odoma.ee/fr/help/indemnites-kilometriques).

## Ce que les textes demandent de pouvoir justifier

**Salarié aux frais réels.** Le barème n'est pas obligatoire, mais, avec ou sans barème, vous devez pouvoir justifier la réalité et l'importance du kilométrage parcouru et l'utilisation du véhicule pour votre activité professionnelle. L'administration admet le calcul au barème si le nombre, l'importance et le caractère professionnel des déplacements sont établis avec une précision suffisante. Elle peut limiter vos frais au barème appliqué à la seule distance que vous justifiez avoir parcourue à titre professionnel, si vous ne justifiez pas de frais plus élevés.

Pour le trajet domicile-travail, les justifications sont exigées quelle que soit la distance. Elles doivent permettre de préciser la distance journalière parcourue, le nombre de jours ou de postes de travail où le déplacement a été nécessaire et le type de véhicule utilisé.

**Employeur.** Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème, mais l'employeur doit justifier de l'existence de déplacements professionnels et du **nombre exact de kilomètres** parcourus. Sans pièce justificative établissant la nature, l'importance et la réalité des frais, les indemnités entrent dans l'assiette des cotisations et contributions sociales. Côté impôt sur le revenu, c'est le salarié qui doit apporter les justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé, à la puissance fiscale du véhicule et au kilométrage parcouru.

**Indépendant en BNC qui a opté pour le barème.** Vous devez être en mesure d'apporter toutes les précisions utiles pour justifier du kilométrage parcouru à titre professionnel.

## Les documents que l'administration peut demander

Appliquer le barème ne dispense pas de justifier le véhicule et le kilométrage. L'administration peut notamment demander :

- la facture d'achat du véhicule ;
- le certificat d'immatriculation (carte grise), qui indique la puissance fiscale ;
- les factures d'entretien et de réparation ;
- le contrat d'assurance.

Elle peut les demander même lorsque la distance domicile-travail ne dépasse pas 40 km.

Pour les salariés qui se déplacent souvent, comme les représentants de commerce, l'administration n'exige pas une justification « à l'euro près ». Il faut en revanche lui fournir de quoi apprécier les principales catégories de dépenses : moyens de transport, marque et puissance du véhicule, date et prix d'achat, etc. Plus le montant déduit sort de l'ordinaire, plus les justificatifs doivent être précis.

## Ce qui n'a pas suffi

Dans un exemple de jurisprudence repris par l'administration, un simple relevé du kilométrage annuel et l'attestation d'un voisin rédigée sept ans plus tard n'ont pas suffi à prouver des retours au domicile pour déjeuner. Notre lecture : un total annuel ne montre ni les jours, ni les trajets, ni leur motif.

## Le carnet de bord est-il obligatoire ?

Dans les textes officiels que nous avons lus (Bulletin officiel des finances publiques, Bulletin officiel de la sécurité sociale, pages de l'Urssaf, d'impots.gouv.fr et de service-public.fr), nous n'avons trouvé **ni obligation de tenir un carnet de bord pour une voiture personnelle, ni modèle officiel, ni agrément d'un format ou d'une application**. Les textes demandent de pouvoir justifier ; ils ne disent pas sous quelle forme.

Notre conclusion, pas une règle officielle : un relevé tenu au fil des trajets, avec pour chacun la date, les points de départ et d'arrivée, le motif et les kilomètres, permet de répondre aux questions que posent les textes — combien de kilomètres, quels jours, pour quel motif professionnel. Conservez avec ce relevé une copie de la carte grise, qui indique la puissance fiscale.

La **voiture de fonction** (véhicule de l'employeur utilisé aussi à titre privé) relève d'autres règles, celles de l'avantage en nature, que nous n'avons pas étudiées ici.

## Que mettre dans la déclaration ?

Les justificatifs eux-mêmes (factures, relevés) ne se joignent pas à la déclaration de revenus : vous les conservez pour les présenter si le service des impôts les demande. En revanche, si vous optez pour les frais réels, vous précisez la nature et le montant de vos frais dans la rubrique « Informations » de la déclaration en ligne, ou dans une note annexe à la déclaration papier. Au-delà de 40 km entre le domicile et le travail, si vous retenez toute la distance, cette note explique aussi les raisons de l'éloignement.

## Combien de temps les garder

Les textes ne donnent pas un délai unique :

- la page « Frais de transport » d'impots.gouv.fr indique de conserver les justificatifs **au moins trois ans** ;
- la brochure de l'administration pour les revenus de 2025 indique au moins les trois années civiles qui suivent celle du paiement ;
- une page de questions-réponses d'impots.gouv.fr indique, à quelques lignes d'intervalle, « pendant les trois années civiles qui suivent leur paiement » et « pendant au moins quatre ans » ;
- c'est une autre règle : l'administration peut exercer son droit de reprise en matière d'impôt sur le revenu jusqu'à la fin de la **troisième année** qui suit celle au titre de laquelle l'impôt est dû — pour les revenus de 2025, jusqu'au 31 décembre 2028, sauf cas de prolongation prévus par la loi ;
- les livres, registres et pièces justificatives sur lesquels l'administration exerce son droit de communication se conservent **six ans** à compter de la dernière opération ou de leur date d'établissement ; pour un indépendant en BNC au régime de la déclaration contrôlée, c'est ce délai de six ans qui s'applique à ses documents.

Notre conclusion, pas une règle officielle : pour un salarié, l'indication la plus longue de l'administration est « au moins quatre ans », sans point de départ précisé. Garder les justificatifs jusqu'à la fin de la quatrième année qui suit celle de la déclaration — pour les frais de 2025, déclarés en 2026, jusqu'au 31 décembre 2030 — couvre toutes ces indications, quel que soit le point de départ, ainsi que le délai de reprise ordinaire. Pour un indépendant en BNC au régime de la déclaration contrôlée, comptez six ans.

## Questions fréquentes

**Le carnet de bord est-il obligatoire pour les frais kilométriques ?**
Dans les textes officiels que nous avons lus, non : aucune forme n'est imposée pour une voiture personnelle. Il faut en revanche pouvoir justifier les kilomètres et leur caractère professionnel (vérifié au 27 octobre 2026).

**Quels justificatifs pour les indemnités kilométriques versées par l'employeur ?**
L'employeur doit justifier de l'existence des déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus ; sans pièce justificative, les indemnités sont soumises à cotisations.

**Combien de temps garder les justificatifs des frais réels ?**
Au moins trois ans selon la page « Frais de transport » d'impots.gouv.fr ; une autre page du même site indique au moins quatre ans. Le délai de reprise ordinaire de l'impôt sur le revenu court jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle des revenus (revenus de 2025 : 31 décembre 2028). Notre conclusion, pas une règle officielle : les garder jusqu'à la fin de la quatrième année qui suit la déclaration (frais de 2025 : 31 décembre 2030) couvre toutes ces indications.

**Faut-il envoyer les justificatifs avec la déclaration ?**
Non pour les justificatifs, qui se conservent pour être présentés sur demande. Mais aux frais réels, vous détaillez la nature et le montant de vos frais dans la déclaration (rubrique « Informations » ou note annexe), avec, le cas échéant, les raisons d'un trajet domicile-travail de plus de 40 km.

## Sources

- [BOFiP BOI-RSA-BASE-30-50-30-20 — frais de transport du domicile au lieu de travail et justificatifs](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2161-PGP.html), vérifié le 27 octobre 2026.
- [Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) — frais professionnels](https://boss.gouv.fr/portail/accueil/autres-elements-de-remuneration/frais-professionnels.html), vérifié le 27 octobre 2026.
- [BOFiP BOI-RSA-CHAMP-20-50-10-20 — allocations pour frais d'emploi](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/5616-PGP.html/identifiant=BOI-RSA-CHAMP-20-50-10-20-20200626), vérifié le 27 octobre 2026.
- [impots.gouv.fr — Frais de transport](https://www.impots.gouv.fr/particulier/frais-de-transport), vérifié le 27 octobre 2026.
- [impots.gouv.fr — La déduction de mes frais réels est-elle plus favorable ?](https://www.impots.gouv.fr/particulier/questions/la-deduction-de-mes-frais-reels-est-elle-plus-favorable), vérifié le 27 octobre 2026.
- [impots.gouv.fr — Comment déclarer mes frais réels dans ma déclaration de revenus ?](https://www.impots.gouv.fr/particulier/questions/comment-declarer-mes-frais-reels-dans-ma-declaration-de-revenus), vérifié le 27 octobre 2026.
- [impots.gouv.fr — L'utilisation du barème kilométrique est-elle obligatoire ?](https://www.impots.gouv.fr/particulier/questions/lutilisation-du-bareme-kilometrique-est-elle-obligatoire-pour-evaluer-mes), vérifié le 27 octobre 2026.
- [impots.gouv.fr — Existe-t-il une limite liée à l'éloignement de mon travail et de mon domicile ?](https://www.impots.gouv.fr/particulier/questions/existe-t-il-une-limite-liee-leloignement-de-mon-travail-et-de-mon-domicile), vérifié le 27 octobre 2026.
- [Brochure pratique de l'impôt sur le revenu 2026 (revenus de 2025)](https://www.impots.gouv.fr/www2/fichiers/documentation/brochure/ir_2026/pdf_integral/Brochure-IR-2026.pdf), vérifié le 27 octobre 2026.
- [BOFiP BOI-CF-PGR-10-20 — droit de reprise en matière d'impôt sur le revenu](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1396-PGP.html), vérifié le 27 octobre 2026.
- [BOFiP BOI-CF-CPF-10 — conservation des documents](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/556-PGP.html), vérifié le 27 octobre 2026.
- [BOFiP BOI-BNC-BASE-40-60-40-20 — frais de voiture des professions non commerciales](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4634-PGP.html/identifiant=BOI-BNC-BASE-40-60-40-20-20190821), vérifié le 27 octobre 2026.
- [Service-Public.fr F1989 — frais professionnels : forfait ou frais réels](https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1989), vérifié le 27 octobre 2026.

**Pour aller plus loin**

- [Indemnités kilométriques 2026](https://odoma.ee/fr/help/indemnites-kilometriques)
- [Calculateur du barème kilométrique](https://odoma.ee/fr/help/bareme-kilometrique)
- [Ce que coûte un relevé tenu à la main](https://odoma.ee/fr/help/indemnites-kilometriques/cout)