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Fahrtenbuch für den privaten Pkw? Als Arbeitnehmer brauchen Sie meist keins

Fahren Sie als Arbeitnehmer beruflich mit Ihrem eigenen Auto, brauchen Sie dafür kein Fahrtenbuch im Sinne des Steuerrechts. Das Fahrtenbuch ist der Nachweis für die private Nutzung eines Firmenwagens. Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto gelten andere Regeln – mit weniger Pflichten, aber nicht ohne jede Pflicht. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben haben den Stand 18.10.2026.

Zwei Fälle, zwei Regeln

Eigenes Auto auf DienstreiseFirmenwagen, auch privat genutzt
Worum es gehtErstattung der Fahrtkosten oder Abzug als WerbungskostenVersteuerung der Privatnutzung (geldwerter Vorteil)
RegelKilometerpauschale: 0,30 € je gefahrenen Kilometer ohne Kostennachweis (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Einkommensteuergesetz, EStG; § 5 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz)1-%-Regelung oder Fahrtenbuch (§ 8 Abs. 2 EStG)
Was aufzuzeichnen istAnlass, Dauer und Weg der Reise (R 9.4 Abs. 1 Satz 5 Lohnsteuer-Richtlinien, LStR)in der Regel für jede dienstliche Fahrt Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; Privatfahrten mit Kilometern, der Arbeitsweg mit kurzem Vermerk (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR)
Mehr dazuKilometerpauschale 2026Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung

Was Sie für das eigene Auto aufzeichnen müssen

Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen für jede Dienstreise den beruflichen Anlass, die Reisedauer und den Reiseweg (R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR in der Fassung der LStR 2023, anzuwenden seit dem 01.01.2023). Das müssen Sie mit geeigneten Unterlagen nachweisen oder glaubhaft machen können; als Beispiele nennen die Richtlinien das Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen und Schriftverkehr. Ein Fahrtenbuch ist also eine von mehreren Möglichkeiten, keine Pflicht. Den Kilometerstand bei jeder Fahrt verlangt der Text nicht.

Erstattet Ihr Arbeitgeber die Fahrten, legen Sie ihm diese Unterlagen vor; er bewahrt sie als Belege zum Lohnkonto auf (R 9.5 Abs. 2 Satz 1 und 2 LStR).

Wann eine lückenlose Aufzeichnung doch sinnvoll ist

Statt der Pauschale von 0,30 € dürfen Sie die tatsächlichen Kosten Ihres Autos ansetzen: den Anteil der jährlichen Gesamtkosten, der dem Anteil der Dienstreisen an der Jahresfahrleistung entspricht (R 9.5 Abs. 1 Satz 3 und 4 LStR). Dann müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs belegt sein (R 9.5 Abs. 2 Satz 1 LStR), und Sie müssen wissen, wie viele Kilometer Sie im Jahr insgesamt und wie viele davon dienstlich gefahren sind.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Auto stellt

Für eine Dienstreise mit einem Firmenwagen darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten, „auch nicht teilweise“ (R 9.5 Abs. 2 Satz 3 LStR). Nutzen Sie den Firmenwagen auch privat, wird diese Nutzung versteuert – pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises im Monat oder, wenn Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen und die Gesamtkosten belegt sind, mit dem tatsächlichen Anteil (§ 8 Abs. 2 Satz 2 und 4 EStG). Mehr unter Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung.

Die Fahrtenbuchauflage der Straßenverkehrsbehörde

Mit dem Steuerrecht hat die „Fahrtenbuchauflage“ nichts zu tun: Die Verkehrsbehörde kann einem Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch auferlegen, wenn nach einem Verkehrsverstoß der Fahrer nicht festgestellt werden konnte (§ 31a StVZO). Das kann auch ein Privatfahrzeug betreffen, ist aber eine eigene Pflicht mit eigenen Regeln.

Odoma Tracker

Odoma Tracker ist eine kostenlose App von Odoma Digipädevuse Selts, einem Verein ohne Gewinnerzielungsabsicht aus Estland. Sie kommt ohne Abo und ohne Gerät im Auto aus. Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto erkennt sie Fahrten automatisch und speichert Datum, Kilometer sowie Start- und Zieladresse; daraus entsteht ein PDF-Bericht mit Betrag und – seit Version 1.6.4 – dem Anlass der Fahrt, den Sie in der App aus einer Liste wählen. Die Reisedauer ergänzen Sie derzeit (Stand 22.10.2026) noch selbst; was der Bericht sonst noch nicht enthält, steht unter Kilometerpauschale 2026. Ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen nach R 8.1 Abs. 9 LStR führt die App nicht.

Häufige Fragen

Muss ich ein Fahrtenbuch für meinen privaten Pkw führen? Als Arbeitnehmer, der mit dem eigenen Auto Dienstreisen macht: nein. Anlass, Dauer und Weg jeder Dienstreise müssen Sie aber aufzeichnen und mit geeigneten Unterlagen belegen können (R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR, anzuwenden seit dem 01.01.2023, geprüft am 18.10.2026). Das steuerliche Fahrtenbuch betrifft den Firmenwagen, den Sie auch privat nutzen.

Wie wird eine Dienstfahrt mit dem privaten Pkw abgerechnet? Sie rechnen die gefahrenen Kilometer mal Kilometersatz ab: 0,30 € für den Pkw; für ein Kraftfahrzeug oder anderes motorbetriebenes Fahrzeug nennt § 5 Abs. 1 BRKG 0,20 €. So viel darf der Arbeitgeber ohne Nachweis der Fahrzeugkosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 und § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 BRKG; Verweis gültig seit dem 01.01.2014, geprüft am 18.10.2026). Dazu legen Sie Unterlagen vor, aus denen Anlass, Dauer und Weg hervorgehen.

Verlangt das Finanzamt bei der Kilometerpauschale den Kilometerstand jeder Fahrt? Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen ihn dafür nicht: R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR nennt Anlass, Reisedauer und Reiseweg (geprüft am 18.10.2026). Den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder dienstlichen Fahrt verlangen die Richtlinien in der Regel für das Fahrtenbuch des Firmenwagens (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR).

Gilt das auch für Selbstständige mit eigenem Pkw? Diese Seite gilt für Arbeitnehmer. Für Selbstständige sind betriebliche Fahrten mit dem privaten Pkw Betriebsausgaben, soweit sie durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Ob Verwaltungsanweisungen dafür einen Pauschalsatz vorsehen, haben wir nicht geprüft (Stand 18.10.2026).

Quellen