Handschriftliche Fahrtkostenabrechnungen verschenken Geld

Fahren Sie dienstlich mit dem eigenen Auto, darf Ihr Arbeitgeber Ihnen ohne Nachweis der Fahrzeugkosten bis zu 0,30 € je gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten – eine Monats- oder Jahresgrenze nennt das Gesetz dafür nicht (geprüft am 18.10.2026). Ein Kilometer, der nie in die Abrechnung gelangt, wird nicht erstattet. Unten finden Sie eine Schätzung, was die Abrechnung von Hand kostet – stellen Sie die Regler auf Ihren Fall ein.

Der Preis handschriftlicher Fahrtkostenabrechnungen

Schätzung, keine Messung
≈ 180–360 € und 11–22 Std. im Jahr

ungefähr so viel Erstattung entgeht einem Fahrer im Jahr, wenn er Dienstkilometer von Hand abrechnet

Nicht erfasste Kilometer
180–360 € im Jahr
Schätzungsweise 5–10 % der Dienstkilometer gelangen nie in eine Abrechnung, die aus dem Gedächtnis geführt wird: kurze Fahrten, Zwischenstopps, „trage ich später ein“. Das sind 600–1.200 km im Jahr bei einem Höchstsatz von 0,30 € je Kilometer.
Zeit fürs Aufschreiben
11–22 Std. im Jahr
≈ 310–620 € beim durchschnittlichen Stundenverdienst (28,19 € je Stunde). Eine feste Form für diese Erstattung schreibt der Text nicht vor. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen aber, dass Sie den beruflichen Anlass, die Dauer und den Weg jeder Dienstreise aufzeichnen und mit geeigneten Unterlagen belegen können (R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR); diese Unterlagen legen Sie Ihrem Arbeitgeber vor, der sie als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt (R 9.5 Abs. 2 LStR). Einen Kilometerstand je Fahrt verlangt dieser Text nicht.
1.000 km
40

Stellen Sie die Regler auf Ihren Fall ein – die Schätzung rechnet sich neu.

Steuerliches Risikonicht in der Summe

Steuerfrei ist die Erstattung nur, soweit sie die abziehbaren Werbungskosten nicht übersteigt (§ 3 Nr. 16 EStG). Was sich nicht belegen lässt, kann als Arbeitslohn gelten (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG), und lohnsteuerpflichtiger Lohn gehört zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (§ 14 Abs. 1 SGB IV; zusätzlich gezahlte Zuschüsse sind nur beitragsfrei, soweit sie lohnsteuerfrei sind, § 1 Abs. 1 SvEV). Einen Eurobetrag nennen wir bewusst nicht: Er hängt von Steuerklasse und Beitragssätzen ab.

Wie gerechnet wird und worauf es beruht

Das ist ein Modell, keine Statistik von Odoma Tracker. Die anonymen Daten der App können dienstliche von privaten Kilometern nicht unterscheiden, deshalb können wir diese Verluste nicht direkt messen – und tun nicht so. Die Spanne reicht vom vorsichtigen bis zum mittleren Szenario; höhere Szenarien zeigen wir nicht.

  • Nicht erfasste Kilometer – 5–10 % der Dienstkilometer. Wo Reisetagebücher mit GPS abgeglichen wurden, fehlten im Tagebuch 7,4 % der Fahrten (Sydney), 10,0 % (Kansas City) und etwa 11 % der motorisierten Fahrten (Melbourne); am häufigsten gehen kurze Fahrten und Zwischenstopps innerhalb einer Fahrtenkette verloren, und dienstliche Fahrten werden am schlechtesten erfasst. Das waren unbezahlte Eintagestagebücher, keine monatliche Abrechnung, für die jemand bezahlt wird – eine Übertragung per Analogie, deshalb nehmen wir das untere Ende.
  • Geld – nicht erfasste Kilometer × 0,30 €/km (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG verweist für den Pkw auf die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes, § 5 Abs. 2 BRKG). Das ist der Pauschalsatz ohne Kostennachweis; Ihr Arbeitgeber darf weniger zahlen. Eine Monats- oder Jahresgrenze nennt § 5 Abs. 2 BRKG nicht.
  • Zeit – 1–2 Minuten je Fahrt und 15–30 Minuten im Monat für den Abgleich. Das ist unsere Annahme: Wir haben keine veröffentlichte Messung für Fahrtenaufzeichnungen gefunden und verwenden keine Zahlen von Softwareherstellern. Nachweise – R 9.5 Abs. 2 LStR verlangt Unterlagen, aus denen die Voraussetzungen der Steuerfreiheit ersichtlich sind; R 9.4 Abs. 1 Satz 5 LStR nennt als Inhalt Anlass, Dauer und Weg der Reise. Beides sind Verwaltungsvorschriften, kein Gesetz. Eine gesetzliche Liste von Pflichtfeldern je Fahrt und einen Kilometerstand je Fahrt sieht der gelesene Text nicht vor.
  • Wert einer Stunde – 28,19 €: Bruttostundenverdienst der Vollzeitbeschäftigten, April 2025 (Statistisches Bundesamt). Einen einzigen Durchschnitt für alle Beschäftigten veröffentlicht das Statistische Bundesamt nicht.
  • Steuerliches Risiko – § 3 Nr. 16 EStG stellt die Erstattung nur bis zur Höhe der abziehbaren Werbungskosten frei; was sich nicht belegen lässt, kann Arbeitslohn sein, und Arbeitslohn, der nicht steuerfrei ist, gehört auch zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (§ 1 SvEV, § 14 SGB IV).

Handschriftliche Angaben irren in beide Richtungen. In derselben Studie in Sydney waren aus dem Gedächtnis genannte Entfernungen im Schnitt 9,7 % länger als die gemessenen – für einen Arbeitgeber ist das eine Überzahlung. Über alle Teilnehmer summiert glichen sich beide Effekte dort fast aus (42,8 gegenüber 42,4 km je Person und Tag), aber kein einzelner Fahrer kann sich in einem einzelnen Monat darauf verlassen.

Was die Schätzung auslässt

  • Firmenwagen: Fahrtenbuch und 1-%-Regelung sind ein anderes Recht mit einer anderen Geldrechnung – dazu gibt es eine eigene Seite. Stellt der Arbeitgeber das Fahrzeug für die Dienstreise, darf er die Kilometerpauschale nicht steuerfrei erstatten (R 9.5 Abs. 2 Satz 3 LStR).
  • Die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale; 0,38 € je vollen Entfernungskilometer und Arbeitstag seit 01.01.2026) ist keine Erstattung für Dienstreisen und wird hier nicht berechnet. Mit ihr sind die Kosten des Arbeitswegs abgegolten (§ 9 Abs. 2 Satz 1 EStG).
  • Für ein Kraftfahrzeug oder anderes motorbetriebenes Fahrzeug nennt § 5 Abs. 1 BRKG 0,20 € je Kilometer; das ist hier nicht berechnet.

Quellen

Die Schätzung ist keine Steuer- oder Rechtsberatung und verspricht nichts: Ihr Ergebnis hängt davon ab, wie Sie Ihre Aufzeichnungen heute führen. Haben Sie einen Fehler in den Annahmen gefunden? Schreiben Sie uns, wir korrigieren ihn.

Prüfen Sie es an Ihren eigenen Fahrten

Odoma Tracker ist die kostenlose App eines Vereins ohne Gewinnerzielungsabsicht aus Estland (Odoma Digipädevuse Selts) – ohne Konto, ohne Abo. Die App erkennt Fahrten selbst und speichert Datum, Kilometer sowie Start- und Zieladresse; seit Version 1.6.4 steht im PDF auch der Anlass, den Sie aus einer Liste wählen. Die Reisedauer ergänzen Sie derzeit (Stand 22.10.2026) selbst. Fahren Sie eine Woche wie gewohnt und vergleichen Sie die Aufzeichnung der App mit Ihrer eigenen. Ein Fahrtenbuch für einen Firmenwagen nach R 8.1 Abs. 9 LStR führt die App nicht.

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