Kilometerpauschale-Rechner – Dienstreisen mit dem eigenen Auto

Eine Monats- oder Jahresgrenze gibt es nicht: Jeder belegte Dienstkilometer zählt mit demselben Satz. Für den Pkw-Satz nennt § 5 Abs. 2 BRKG keinen Höchstbetrag je Reise oder Jahr; die Grenze von 130 € in § 5 Abs. 1 BRKG gehört zum Satz von 20 Cent.

Ein Höchstbetrag, kein Anspruch: Der Satz ist das Meiste, was ein Arbeitgeber ohne Nachweis der Fahrzeugkosten steuerfrei zahlen darf (§ 3 Nr. 16 EStG); wer die tatsächlichen Kosten nachweist, kann einen höheren eigenen Satz ansetzen (R 9.5 Abs. 1 LStR). Ob und wie viel er zahlt, regelt das Steuerrecht nicht – es hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ab; zahlt er weniger, ist der Betrag niedriger. Hat er Ihnen für die Dienstreise ein Fahrzeug gestellt, darf er die Kilometerpauschale nicht steuerfrei erstatten – auch nicht teilweise (R 9.5 Abs. 2 Satz 3 LStR).

§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG verweist für den Pkw auf die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (§ 5 Abs. 2 BRKG), und § 3 Nr. 16 EStG lässt die Erstattung bis zu dem Betrag steuerfrei, den Sie als Werbungskosten abziehen könnten. Für ein Kraftfahrzeug oder anderes motorbetriebenes Fahrzeug nennt § 5 Abs. 1 BRKG 0,20 € je Kilometer; das ist hier nicht berechnet. Wer die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachweist, kann auch einen höheren eigenen Kilometersatz ansetzen (R 9.5 Abs. 1 LStR). Die Entfernungspauschale (0,38 € je Entfernungskilometer seit 01.01.2026) ist eine andere Regel, für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, und gehört nicht in diese Rechnung.

Der Rechner zeigt nur Beträge, keine Steuer. Was mit einer Zahlung über dem Höchstsatz oder ohne Nachweise geschieht, hängt vom Einzelfall ab und wird hier nicht geschätzt: Der nicht steuerfreie Teil kann Arbeitslohn sein (§ 3 Nr. 16, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG), mit Folgen für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.