Kalkulator kilometrówki – podróże służbowe i jazdy lokalne własnym autem
Ten kalkulator liczy „kilometrówkę” w pierwszym z trzech znaczeń tego słowa: jako zwrot kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych, wypłacany pracownikowi. Dwa pozostałe znaczenia to ewidencja przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT) i ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. Jeśli pracodawca zgodził się na podróż służbową twoim autem, zwrot to przejechane kilometry × stawka za 1 km ustalona przez pracodawcę, nie wyższa niż 1,15 zł przy silniku powyżej 900 cm³ i 0,89 zł przy silniku do 900 cm³ (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026). Przepis o takim zwrocie nie ustala limitu kilometrów ani kwoty. Drugi tryb liczy miesięczny ryczałt za jazdy lokalne: stawka × miesięczny limit kilometrów, a nie przejechane kilometry. Wybierz tryb i pojemność silnika, a potem wpisz kilometry służbowe albo wybierz liczbę mieszkańców gminy lub miasta.
Twoje przejazdy służbowe
Liczą się tylko podróże służbowe własnym autem, czyli wyjazdy poza miejscowość siedziby pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy. Dojazd z domu do pracy i jazdy lokalne do tego rachunku nie wchodzą.
Najwyższy zwrot według górnej granicy stawki
W przepisie o zwrocie za kilometry w podróży służbowej (§ 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r.; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026) nie ma limitu miesięcznego ani rocznego: każdy przejechany kilometr liczy się według tej samej stawki.
Górna granica, nie uprawnienie: stawka z rozporządzenia ogranicza stawkę, którą ustala pracodawca, a zwolnienie z PIT sięga tylko „do wysokości” określonej w przepisach. Pracodawca może płacić mniej – wtedy kwota jest niższa. Zwrot za kilometry własnym autem w podróży służbowej wymaga też jego zgody (§ 3 ust. 3 rozporządzenia z 2013 r.; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026).
Górne granice stawek wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury, Dz.U. 2023 poz. 5 (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026); przepis mówi, że stawki „nie mogą być wyższe niż” podane. Własną stawkę ustala pracodawca i może płacić mniej. Rozporządzenie dzieli samochody tylko według pojemności skokowej silnika: osobnej stawki dla aut elektrycznych i hybryd nie ma, a którą wybrać, przepisy nie rozstrzygają. Według Krajowej Informacji Skarbowej (KIS; interpretacja indywidualna z 13.11.2025; sprawdzono 5.10.2026) rozporządzenie nie obejmuje aut elektrycznych, więc zwrot za podróż służbową prywatnym samochodem elektrycznym jest zwolniony z PIT w całości, bez limitu „kilometry × stawka”; to stanowisko organu, nie przepis. Stawki nie są waloryzowane automatycznie (ogłoszenie Ministra Infrastruktury o sposobie załatwienia petycji z 16.02.2024; sprawdzono 5.10.2026). Jazdy lokalne to inny mechanizm – zwykle miesięczny ryczałt: stawka × limit kilometrów (limit nie wyższy niż 300, 500 lub 700 km, z wyjątkami dla niektórych służb; obowiązuje od 26.03.2002, sprawdzono 5.10.2026) – liczy je drugi tryb kalkulatora; według Ministerstwa Finansów i KIS zwrot za nie jest u zwykłego pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu.
Kalkulator pokazuje tylko kwoty, nie podatek. Zwolnienie z PIT obejmuje „diety i inne należności” za czas podróży służbowej „do wysokości” określonej w rozporządzeniu o należnościach z tytułu podróży służbowej w sferze budżetowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT; obowiązuje od 19.08.2023, sprawdzono 5.10.2026). Że „inne należności” obejmują zwrot za kilometry, przepis wprost nie mówi – wynika to z § 3 ust. 4 tego rozporządzenia i z interpretacji indywidualnych Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Kwota ponad tę górną granicę nie jest objęta zwolnieniem i stanowi przychód pracownika; ile podatku od niej wyniknie, zależy od twojej sytuacji podatkowej, więc tego tu nie szacujemy.
Górna granica stawki obowiązuje od 17.01.2023; rozporządzenie nie podaje daty końcowej. Sprawdzono 5.10.2026 w tekście rozporządzenia i w bazie aktów Sejmu (ELI): do tego dnia nie opublikowano zmiany tych stawek. Rządowy projekt ustawy (UD18) przewiduje stawki zależne od mocy silnika, a nie od pojemności; na 27.10.2026 nie przyjęła go Rada Ministrów, więc nie obiecujemy, że w 2027 roku stawki zostaną takie same.
Źródła
- Dz.U. 2023 poz. 5 — górne granice stawek za 1 km: 0,89 zł do 900 cm³, 1,15 zł powyżej 900 cm³ (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026)
- Dz.U. 2023 poz. 2190, § 3 — podróż służbowa: przejechane kilometry × stawka ustalona przez pracodawcę, nie wyższa niż w rozporządzeniu; pracodawca może zgodzić się na jazdę własnym autem (obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026)
- Ustawa o PIT, art. 21 i art. 23 (Dz.U. 2026 poz. 592) — zwolnienie zwrotów w podróży służbowej „do wysokości” z rozporządzenia (art. 21 ust. 1 pkt 16; obowiązuje od 19.08.2023); treść ewidencji przebiegu (art. 23 ust. 7; obowiązuje od 1.01.2004); brak ewidencji – wydatki nie są kosztem (art. 23 ust. 5; obowiązuje od 1.01.2019, to zdanie obowiązuje od 1.01.2004); sprawdzono 5.10.2026
Niech telefon liczy kilometry
Odoma Tracker to bezpłatna aplikacja estońskiego stowarzyszenia non-profit Odoma Digipädevuse Selts. Aplikacja sama zaczyna i kończy zapis przejazdu, a dla każdego zapisanego przejazdu zachowuje datę, kilometry oraz adres startu i końca. Stawkę z rozporządzenia aplikacja dobiera do pojemności silnika wpisanej w karcie auta (do 900 cm³ albo powyżej); gdy pojemności brak, stosuje wyższą z dwóch stawek z oznaczeniem ³ w PDF. Własnej stawki, którą wpiszesz, nie zmienia. Cel podróży wskazujesz ty; od wersji 1.6.4 (październik 2026) PDF ma kolumnę „Cel”. To źródło danych do ewidencji, a nie gotowa ewidencja przebiegu pojazdu: PDF dla Polski nie zawiera obecnie pięciu pól z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026) – adresu zamieszkania użytkownika pojazdu, pojemności silnika, kolejnego numeru wpisu, stawki w każdym wpisie oraz podpisu i danych pracodawcy. W PDF z Androida brakuje też wysokości stawki. Ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT aplikacja nie tworzy. Aplikacja nie liczy ryczałtu ani limitów kilometrów dla jazd lokalnych, nie stosuje stawek dla motocykla i motoroweru.
To szacunek wartości maksymalnej, nie porada podatkowa. W sferze budżetowej opłaty za drogi płatne i parkowanie, które pracodawca określił lub uznał, zwraca się osobno, w udokumentowanej wysokości, i nie są tu liczone (§ 4 rozporządzenia z 2013 r.; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026). Rozporządzenie z 2013 r. wprost dotyczy pracowników sfery budżetowej; u pozostałych pracodawców warunki zwrotu ustala układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy; obowiązuje od 1.01.2003, sprawdzono 5.10.2026), a czy § 3 ust. 3–4 stosuje się tam wprost, przepisy nie rozstrzygają.