Zaktualizowano · Odoma Digipädevuse Selts

Ewidencja przebiegu pojazdu 2026: dwa dokumenty, PIT/CIT i VAT

Pod nazwą „ewidencja przebiegu pojazdu” kryją się dwa różne dokumenty: ewidencja przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT) oraz ewidencja dla celów VAT, czyli dla odliczenia VAT od samochodu bez ograniczenia do 50 % (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Mają inne pola i inne zasady, a wyniki wyszukiwania je mieszają. Przepisy sprawdzono 5.10.2026, a wykazy pól i stawki – ponownie 18.10.2026. Zmian tych przepisów ani stawek za 1 km na 2027 rok w aktach opublikowanych do 18.10.2026 nie znaleźliśmy. Rządowy projekt ustawy (UD18) zastępuje w wykazie pól dla PIT wyrazy „pojemność silnika” wyrazami „moc silnika”; na 27.10.2026 nie przyjęła go Rada Ministrów, więc nie obiecujemy, że przepisy zostaną takie same.

Słowo „kilometrówka” znaczy trzy rzeczy: zwrot kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych, wypłacany pracownikowi (przewodnik po kilometrówce), ewidencję przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT) i ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT. Tu chodzi o dwie ostatnie. W ustawach o PIT, CIT i VAT nie ma słowa „kilometrówka” ani określenia „wzór ewidencji”.

Czy ewidencja jest obowiązkowa?

Kim jesteśCzy ewidencja jest potrzebnaJaka
Pracownik, podróż służbowa własnym autem, zwrot za kilometryTak. Prowadzi ją pracownik; pracodawca potrzebuje jej do kosztówPIT/CIT
Pracownik, jazdy lokalne, zwrot za kilometryTak, prowadzi ją pracownik. Sama ewidencja nie zwalnia zwrotu z PIT: art. 21 ust. 1 pkt 23b wymaga też, by obowiązek zwrotu (lub możliwość przyznania do niego prawa) wynikał wprost z przepisów innych ustawPIT/CIT
Pracownik, jazdy lokalne, miesięczny ryczałtNie: ewidencja obowiązuje „z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego”; pracownik składa miesięczne pisemne oświadczenie (ryczałt samochodowy)Oświadczenie
Pracodawca, który zalicza do kosztów zwrot pracownikom za używanie przez nich samochodówTak, poza ryczałtem pieniężnym. Potwierdza ewidencję na koniec każdego miesiąca; bez niej te wydatki nie są kosztem (art. 23 ust. 1 pkt 36 i ust. 5 ustawy o PIT, w CIT art. 16 ust. 5)PIT/CIT
Przedsiębiorca z własnym autem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałychNie. Kosztem jest 20 % wydatków, jeśli auto służy też działalności (obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026); więcejŻadna
Przedsiębiorca, który chce odliczać VAT bez ograniczenia z art. 86a ust. 1Tak, gdy auto służy wyłącznie działalności (wyjątki niżej); potrzebne są też zasady używania auta i informacja VAT-26 złożona do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku na auto (obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026)VAT
Pracownik używa samochodu służbowego także prywatnieNie. Wartość świadczenia to 250 zł miesięcznie (samochody o mocy silnika do 60 kW, elektryczne i napędzane wodorem) lub 400 zł (pozostałe), obowiązuje od 1.01.2022, sprawdzono 5.10.2026; art. 12 ust. 2a–2c ustawy o PIT nie wymaga ewidencjiŻadna (inny ryczałt niż w jazdach lokalnych)

Dwa dokumenty obok siebie

Ewidencja dla kosztów (PIT/CIT)Ewidencja dla celów VAT
Podstawa prawna i od kiedy obowiązujeArt. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT, art. 16 ust. 5 ustawy o CIT; obowiązuje od 1.01.2004, obecne brzmienie ust. 5 od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026Art. 86a ust. 4–8 ustawy o VAT; obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026
PolaCo najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu; numer rejestracyjny i pojemność silnika; kolejny numer wpisu; data i cel wyjazdu; opis trasy (skąd – dokąd); liczba faktycznie przejechanych kilometrów; stawka za 1 km przebiegu; kwota (kilometry × stawka); podpis podatnika (pracodawcy) i jego danePowinna zawierać: numer rejestracyjny; dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji; stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia; wpis kierującego o każdym użyciu: kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba przejechanych kilometrów, imię i nazwisko kierującego; liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia
Kto prowadzi i potwierdzaProwadzi osoba używająca pojazdu (ustawa o PIT); podatnik (pracodawca) potwierdza na koniec każdego miesiącaWpis o każdym użyciu robi kierujący; podatnik potwierdza autentyczność wpisu na koniec każdego okresu rozliczeniowego (według objaśnień Ministerstwa Finansów (MF) z 2014 roku: miesiąca lub kwartału), jeśli kierujący nie jest podatnikiem
Stan licznikaNie ma go w wykazie: słowa „licznik” nie ma w ustawach o PIT i CIT (sprawdzono 5.10.2026)Tak: na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji, nie przy każdym wyjeździe; wyjątek: auto udostępnione osobie niebędącej pracownikiem, wtedy licznik na dzień udostępnienia i zwrotu (ust. 8)

Zasady używania auta i VAT-26

Sama ewidencja przebiegu dla celów VAT nie wystarcza. Samochody uznaje się za używane wyłącznie do działalności, gdy sposób ich wykorzystywania przez podatnika, „zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania”, jest „dodatkowo potwierdzony” ewidencją i wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością (art. 86a ust. 4 pkt 1). Według objaśnień MF z 2014 roku (to nie przepis) „wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób »mieszany«”. W art. 86a „pojazdy samochodowe” to pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026).

VAT-26 dla takiego auta składasz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku na auto, nie później niż w dniu przesłania ewidencji z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (pliku JPK); obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026. Dawny termin 7 dni obowiązywał 1.04.2014–30.09.2021 (sprawdzono 5.10.2026). Przy spóźnieniu auto uznaje się za używane wyłącznie do działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji; przepis nie mówi, co z wcześniejszymi odliczeniami.

Kiedy ewidencja dla celów VAT nie jest potrzebna

Warunku prowadzenia ewidencji nie stosuje się m.in. do aut (kolejne przypadki, np. pomoc drogowa, wymienia rozporządzenie MF z 28.05.2014 r., Dz.U. 2014 poz. 709, obowiązuje od 1.06.2014, sprawdzono 5.10.2026):

  • przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży, sprzedaży (jeśli auta wytworzył podatnik) lub oddania w odpłatne używanie, jeśli to przedmiot działalności podatnika (art. 86a ust. 5 pkt 1);
  • dla których podatnik odlicza 50 % VAT albo nie ma prawa do odliczenia (ust. 5 pkt 2).

Auto uznaje się za używane wyłącznie do działalności także wtedy, gdy jego konstrukcja wyklucza użycie prywatne lub czyni je nieistotnym (ust. 4 pkt 2); ust. 9 wymienia takie auta, a ust. 10 określa, jak to potwierdzić (dla części z nich dodatkowe badanie techniczne i adnotacja w dowodzie rejestracyjnym). Te przepisy obowiązują od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026.

Wzory tabel do Excela

Urzędowego wzoru nie ma: przepisy określają treść, nie formę. Wzór z rozporządzenia z 4.12.2000 r. obowiązywał 1.01.2001–31.12.2003 (sprawdzono 5.10.2026), a wzór VAT-26 (obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026) dotyczy informacji o aucie, nie ewidencji. Ewidencję dla kosztów (PIT) wypełnisz online i zapiszesz jako PDF lub Excel na stronie wzór ewidencji przebiegu pojazdu: formularz numeruje wpisy i liczy kwotę (kilometry × stawka). Dla ewidencji dla celów VAT formularza nie ma – układ kolumn jest niżej.

Wzór dla kosztów (PIT/CIT)

Nagłówek: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu; numer rejestracyjny; pojemność silnika. Pod tabelą: podpis pracodawcy i jego dane oraz potwierdzenie na koniec miesiąca.

Lp.DataCel wyjazduTrasa (skąd – dokąd)KmStawka za 1 km (zł)Kwota (zł)
13.09.2026spotkanie z klientemKraków – Tarnów – Kraków1601,15184,00

Przykład: 160 km × 1,15 zł/km = 184,00 zł (kalkulator). Stawkę ustala pracodawca. W podróży służbowej nie może być ona wyższa niż stawka określona w przepisach o zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych: 1,15 zł dla auta o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ i 0,89 zł do 900 cm³ (§ 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. – wprost w sferze budżetowej, u innych pracodawców według art. 77⁵ § 3 i 5 Kodeksu pracy; stawki obowiązują od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026). W przykładzie przyjęto górną granicę. Pracodawca może ustalić niższą stawkę.

Wzór dla celów VAT

Nagłówek: numer rejestracyjny; dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji; stan licznika na ten dzień.

Lp.DataCel wyjazduTrasa (skąd – dokąd)KmImię i nazwisko kierującego

Na koniec okresu rozliczeniowego i zakończenia ewidencji dopisz: stan licznika, liczbę przejechanych kilometrów, potwierdzenie podatnika (jeśli kierujący nie jest podatnikiem).

Forma, podpis i aplikacje

  • Ustawy nie wskazują formy ewidencji, papierowej ani elektronicznej; określają treść.
  • W objaśnieniach z 2014 roku Ministerstwo Finansów napisało, że ewidencja przebiegu dla celów VAT „może być prowadzona również w formie elektronicznej”; wpisy i potwierdzenie ich autentyczności też mogą być elektroniczne.
  • Dla PIT i CIT takiego objaśnienia nie znaleźliśmy: czy potwierdzenie pracodawcy może być elektroniczne i jak ma wyglądać podpis, przepisy, które sprawdziliśmy, tego nie rozstrzygają.
  • W przepisach i objaśnieniach, które sprawdziliśmy, nie ma trybu, w którym urząd skarbowy ocenia aplikacje do ewidencji; interpretacji indywidualnych KIS ani orzecznictwa nie czytaliśmy.

Jak długo przechowywać ewidencję

Dla ewidencji prowadzonej ze względu na VAT ustawa o VAT nakazuje przechowywać „ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku” oraz związane z tym rozliczaniem dokumenty „do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego” (art. 112; tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 nie podaje, od kiedy obowiązuje ta redakcja przepisu, sprawdzono 5.10.2026). Art. 112 nie wymienia ewidencji przebiegu pojazdu z nazwy; ewidencja dla celów VAT z art. 86a ust. 4 pkt 1 jest prowadzona ze względu na odliczenie tego podatku.

W przypadku ewidencji dla kosztów (PIT/CIT) w ustawach o PIT i CIT, które sprawdziliśmy, osobnej normy o terminie przechowywania nie ma. Ogólna zasada Ordynacji podatkowej dotyczy ksiąg podatkowych: podatnicy obowiązani do ich prowadzenia przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 86 § 1, obowiązuje od 1.01.2015, sprawdzono 5.10.2026). Ordynacja nie mówi wprost, że ewidencja przebiegu jest „księgą podatkową” (art. 3 pkt 4), a ustawa o rachunkowości (art. 74) jej nie wymienia.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, obowiązuje od 1.01.1998, sprawdzono 5.10.2026); bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany.

Co grozi za brak ewidencji

  • PIT: bez ewidencji z art. 23 ust. 5 (zwrot pracownikom za używanie przez nich samochodów, poza ryczałtem pieniężnym) „wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów” (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026); w CIT podobnie (art. 16 ust. 5).
  • Bez ewidencji z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT uznaje się w PIT i CIT, że auto osobowe jest używane też do celów niezwiązanych z działalnością (art. 23 ust. 5f, art. 16 ust. 5f). Wyjątek z ust. 5g, gdy według VAT ewidencji nie trzeba prowadzić, nie obejmuje podatników odliczających 50 % VAT (art. 86a ust. 1, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Wtedy 25 % wydatków na używanie takiego auta nie jest kosztem (art. 23 ust. 1 pkt 46a PIT, art. 16 ust. 1 pkt 51 CIT; obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Brak domniemania z ust. 5f nie znosi ograniczenia 25 %: jeśli auto faktycznie służy też prywatnie, ograniczenie stosuje się od dnia rozpoczęcia jego używania (art. 23 ust. 5h ustawy o PIT, art. 16 ust. 5h ustawy o CIT, obowiązują od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026; stanowisko MF z 9.04.2020).
  • Kodeks karny skarbowy, art. 56a § 1: „Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie składa [...] informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 [...], albo składa ją po terminie lub podaje w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami [...], podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych” (obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). To dotyczy VAT-26 i odliczenia wbrew przepisom, nie samego błędu w ewidencji; czy ewidencja przebiegu jest „księgą” w rozumieniu KKS, przepisy nie rozstrzygają.

Zapis kilometrów w aplikacji

Odoma Tracker to bezpłatna aplikacja Odoma Digipädevuse Selts, estońskiego stowarzyszenia non-profit. Zapisuje rozpoznane przejazdy (kilometry, datę, adres startu i końca) i stosuje stawkę za kilometr; cel przejazdu wybierasz z listy (od wersji 1.6.4, październik 2026, PDF ma kolumnę „Cel”), a stawkę z rozporządzenia aplikacja dobiera do pojemności silnika z karty auta. To źródło danych do ewidencji, a nie gotowy dokument.

Obecnie PDF dla Polski nie ma pięciu pól z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT: adresu zamieszkania użytkownika pojazdu, pojemności silnika, kolejnego numeru wpisu, stawki w każdym wpisie oraz podpisu i danych pracodawcy; PDF z Androida nie pokazuje też wysokości stawki i nosi inny tytuł: „Dziennik przejazdów służbowych”. Ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT aplikacja nie tworzy. Aplikacja nie liczy ryczałtu ani limitów 300, 500 lub 700 km dla jazd lokalnych (obowiązują od 26.03.2002, sprawdzono 5.10.2026), a stawki dla motocykla i motoroweru nie da się w niej wybrać (typ pojazdu „Motocykl” nie zmienia stawki). Ile może kosztować ręcznie prowadzona kilometrówka, szacujemy na stronie Ile kosztuje ręczna kilometrówka.

Najczęściej zadawane pytania

Czy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa? To zależy. Pracodawca potrzebuje ewidencji przebiegu pojazdu, by zaliczyć do kosztów zwrot pracownikom za używanie przez nich samochodów, poza ryczałtem pieniężnym; prowadzi ją pracownik (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT, obecne brzmienie od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Dla celów VAT ewidencja dodatkowo potwierdza zasady używania auta, gdy chcesz uznać je za używane wyłącznie do działalności; nie prowadzisz jej m.in. wtedy, gdy odliczasz 50 % VAT (art. 86a ust. 4 i 5 ustawy o VAT, obowiązują od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Przedsiębiorca z własnym autem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych ewidencji do kosztów nie potrzebuje: kosztem jest 20 % wydatków, jeśli auto służy też działalności (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026).

Czy w ewidencji przebiegu pojazdu trzeba wpisywać stan licznika? W ewidencji dla kosztów (PIT/CIT) nie: słowa „licznik” nie ma w tych ustawach (sprawdzono 5.10.2026). W ewidencji dla celów VAT tak, ale na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia, nie przy każdym wyjeździe (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026); wyjątek: auto udostępnione osobie niebędącej pracownikiem (ust. 8).

Czy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu dla prywatnego auta? Nie, jeśli auto należy do niego i nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych: kosztem jest wtedy 20 % wydatków na jego używanie, o ile auto służy też działalności (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Portal biznes.gov.pl: „nie musisz już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu” (strona nie podaje daty obowiązywania, zaktualizowano 14.03.2026, sprawdzono 5.10.2026).

Do kiedy złożyć VAT-26? Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku na auto używane wyłącznie do działalności, dla którego musisz prowadzić ewidencję przebiegu, nie później niż w dniu przesłania ewidencji z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, czyli pliku JPK (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026). Dawny termin 7 dni obowiązywał 1.04.2014–30.09.2021 (sprawdzono 5.10.2026).

Jak wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu i czy jest urzędowy wzór? Urzędowego wzoru nie ma od 1.01.2004: wzór z rozporządzenia Ministra Finansów z 4.12.2000 r. obowiązywał 1.01.2001–31.12.2003 (baza ELI, sprawdzono 18.10.2026). Art. 23 ust. 7 ustawy o PIT wskazuje „co najmniej” dane, które ewidencja ma zawierać (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 18.10.2026). Przykład: 160 km × 1,15 zł/km = 184,00 zł; stawki „nie mogą być wyższe niż” 1,15 zł dla auta o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026).

Źródła