Zaktualizowano · Odoma Digipädevuse Selts

Samochód prywatny w firmie 2026: 20 %, 75 % czy pełne wydatki eksploatacyjne

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i jeździsz własnym autem? Ile kosztów i VAT rozliczysz, zależy od tego, czyje jest auto i do czego służy. Stan na 5.10.2026. Dawna kilometrówka przedsiębiorcy, czyli ewidencja przebiegu pojazdu dla kosztów (a nie wypłata dla pracownika), od 1.01.2019 własnego auta nie dotyczy; ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT bywa potrzebna tylko w przypadku nr 3.

Cztery przypadki

PrzypadekPodatek dochodowy (PIT)Ewidencja przebiegu i VATObowiązuje
1. Własne auto osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych (dalej „poza środkami trwałymi”), używane też w działalnościKosztem jest 20 % wydatków na używanie auta i jego ubezpieczenie (art. 23 ust. 1 pkt 46)Ewidencja przebiegu niepotrzebnaobowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026
2. Auto w środkach trwałych, używane też prywatnie25 % wydatków na używanie nie jest kosztem; resztę zaliczasz do kosztów (pkt 46a)Jeśli masz prawo do odliczenia VAT, odliczasz 50 % VAT, ewidencja dla celów VAT niewymagana (art. 86a ust. 1 i 5)PIT obowiązuje od 1.01.2019, VAT od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026
3. Auto w środkach trwałych, używane wyłącznie w działalnościOgraniczenie 25 % nie dotyczy użycia wyłącznie w działalności, ale bez ewidencji przebiegu z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT przyjmuje się użycie mieszane (art. 23 ust. 5f–5g, niżej); limit wartości auta nadal dotyczy amortyzacji (niżej)Ograniczenie 50 % VAT nie ma zastosowania; w typowym przypadku potrzebne są zasady używania, ewidencja dla celów VAT i informacja VAT-26PIT obowiązuje od 1.01.2019, VAT od 1.04.2014, termin VAT-26 od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026
4. Ryczałt ewidencjonowany lub karta podatkowaRyczałt: podatek bez pomniejszania przychodu o koszty, więc koszty auta go nie zmniejszają; wyjątkiem jest ulga rehabilitacyjna za używanie samochodu osobowego osoby niepełnosprawnej lub podatnika mającego ją na utrzymaniu, do 2280 zł rocznie, na warunkach art. 26 ust. 7b ustawy o PIT (art. 11 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym w związku z art. 26 ust. 7a pkt 14 ustawy o PIT; kwota jest już w tekście jednolitym z 2018 r., wcześniejszej daty nie ustaliliśmy; sprawdzono 5.10.2026). Karta podatkowa: tylko dla tych, którzy kontynuują ją po 31.12.2021, nie zrezygnowali z niej i nie utracili do niej prawaTo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, nie ryczałt samochodowy. Art. 86a ustawy o VAT ryczałtu nie wymieniaryczałt obowiązuje od 1.01.1999, zamknięcie karty podatkowej dla nowych podatników od 1.01.2022, art. 86a od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026

W ustawie nie ma liczby 75 %: przepis wyłącza 25 %, a 75 % to reszta, tak liczy Ministerstwo Finansów (MF) w objaśnieniach z 9.04.2020 (obowiązują od 9.04.2020, sprawdzono 5.10.2026).

Kilometrówka przedsiębiorcy: zniesiona od 1.01.2019

Ustawa z 23.10.2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2159) skreśliła w art. 23 ust. 5 ustawy o PIT słowa „i 46” i weszła w życie 1.01.2019 (sprawdzono 5.10.2026). Do końca 2018 roku koszty własnego auta przedsiębiorcy poza środkami trwałymi zaliczano do kosztów tylko do kwoty będącej iloczynem liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km.

Dziś ewidencja z art. 23 ust. 5 dotyczy wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów (pkt 36): prowadzi ją osoba używająca pojazdu, a podatnik potwierdza ją na koniec każdego miesiąca (obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Stawki z rozporządzenia, które „nie mogą być wyższe niż” 0,89 zł za 1 km dla auta o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ i 1,15 zł powyżej 900 cm³ (obowiązują od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026), to górna granica zwrotu, który pokrywa pracodawca. Własnego auta w działalności nimi nie rozliczysz.

Co wchodzi w 20 %

Pkt 46 mówi o wydatkach na używanie samochodu osobowego, który jest twoją własnością, i o składkach na jego ubezpieczenie. 20 % z nich jest kosztem, jeśli auto służy też działalności. Wlicza się tu VAT, którego nie możesz odliczyć (art. 23 ust. 5a). Leasing i najem są w pkt 46a i 47a. Pkt 46, 46a i ust. 5a obowiązują od 1.01.2019, pkt 47a w obecnym brzmieniu od 1.01.2026, sprawdzono 5.10.2026.

Samo posiadanie auta nie wystarcza. Ustawa o PIT nie wskazuje, jak wykazać użycie w działalności, więc stosuje się ogólne zasady dowodowe Ordynacji podatkowej: dowodem jest wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę i nie jest sprzeczne z prawem. To stanowisko Ministerstwa Finansów, nie przepis (objaśnienia z 9.04.2020, obowiązują od 9.04.2020, sprawdzono 5.10.2026). Ministerstwo stosuje 20 % także do auta będącego współwłasnością podatnika.

Kiedy 25 % wydatków nie jest kosztem

Przy użyciu także prywatnym 25 % wydatków na używanie samochodu osobowego nie jest kosztem (pkt 46a). Jeśli opłata leasingowa obejmuje koszty eksploatacji, ograniczenie 25 % stosuje się do tej części opłaty (ust. 3b). Jeśli zostanie ustalone, że nie stosowałeś tego ograniczenia, choć auto faktycznie służyło też do celów prywatnych, stosuje się je od dnia rozpoczęcia używania auta (ust. 5h). Przepisy z tego akapitu obowiązują od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026.

Według Ministerstwa ograniczenie dotyczy aut w ewidencji środków trwałych oraz w leasingu i najmie, a nie auta używanego wyłącznie w działalności. Za wydatki eksploatacyjne uznaje ono m.in. paliwo, serwis, naprawy i opłaty za autostradę (lista przykładowa; objaśnienia z 9.04.2020, obowiązują od 9.04.2020, sprawdzono 5.10.2026).

Limity wartości auta od 1.01.2026

Amortyzacja samochodu osobowego nie jest kosztem w części liczonej od wartości auta powyżej limitu (art. 23 ust. 1 pkt 4). Limit nie zabrania kupna droższego auta i nie ogranicza wydatków na używanie, dla nich jest pkt 46a.

SamochódLimitObowiązuje
elektryczny lub na wodór225 000 złobowiązuje od 24.12.2021 (dla elektrycznych od 1.01.2019), sprawdzono 5.10.2026
emisja CO₂ silnika spalinowego poniżej 50 g/km150 000 złobowiązuje od 1.01.2026, sprawdzono 5.10.2026
emisja CO₂ co najmniej 50 g/km100 000 zł; według MF dla aut wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od 1.01.2026, w leasingu operacyjnym zob. niżejobowiązuje od 1.01.2026, sprawdzono 5.10.2026

Emisję CO₂ bierze się z danych CEPiK. Auta wprowadzone do ewidencji przed wejściem w życie nowych przepisów rozlicza się według dawnych zasad (art. 30 ustawy z 2.12.2021 r., obowiązuje od 24.12.2021, sprawdzono 5.10.2026), ale ustawa nie mówi wprost, którą z dat wejścia w życie przyjąć. W latach 2019–2025 dla pozostałych aut obowiązywał jeden limit 150 000 zł (od 1.01.2019 do 31.12.2025, sprawdzono 5.10.2026). Ministerstwo Finansów w piśmie z 23.02.2026 dotyczącym CIT (sprawdzono 5.10.2026) stosuje nowe limity do aut wprowadzonych do ewidencji od 1.01.2026, a 225 000 zł tylko do elektrycznych i wodorowych, nie do hybryd.

Leasing operacyjny: według interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z 23.01.2026 (PIT) do auta w leasingu operacyjnym z emisją 136 g/km według CEPiK od 1.01.2026 stosuje się limit 100 000 zł. Interpretacja z 11.02.2026 (CIT) uzasadnia nowe limity tym, że takie auta co do zasady nie są ujmowane w ewidencji środków trwałych, i stosuje je nawet wtedy, gdy auta wprowadzono do ewidencji na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości przed 1.01.2026 (obie interpretacje sprawdzono 5.10.2026). To stanowiska dla konkretnych wnioskodawców, nie przepis. Dla hybryd plug-in stanowiska KIS i Ministerstwa się różnią.

VAT: 50 % i kiedy ograniczenie nie działa

Jeśli masz prawo do odliczenia VAT, przy wydatkach związanych z pojazdami samochodowymi o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t odliczasz 50 % VAT z faktury: dotyczy to m.in. zakupu, leasingu, najmu, paliwa i napraw (art. 86a ust. 1–2). Ograniczenie 50 % nie ma zastosowania, gdy auto jest używane wyłącznie do działalności lub konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeśli wynika to z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym, a także dla towarów montowanych w aucie, jeśli ich przeznaczenie wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności (ust. 3). Liczby 100 % w przepisie nie ma. Wyłączne użycie oznacza, że sposób używania auta, określony zwłaszcza w twoich zasadach używania i dodatkowo potwierdzony ewidencją przebiegu, wyklucza użycie prywatne (ust. 4 pkt 1), albo że konstrukcja auta wyklucza je lub czyni je nieistotnym (ust. 4 pkt 2). Ewidencja jest potwierdzeniem, podstawą są zasady używania. Przepisy z tego akapitu obowiązują od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026.

Bez ewidencji z art. 86a ust. 4 przyjmuje się, że auto służy też prywatnie, więc 25 % wydatków na jego używanie nie jest kosztem (art. 23 ust. 5f PIT). Domniemania nie stosuje się, gdy według VAT w ogóle nie musisz prowadzić ewidencji, chyba że wynika to z odliczania 50 % VAT (ust. 5g). Brak domniemania nie znosi ograniczenia, jeśli auto faktycznie służy też prywatnie (ust. 5h; stanowisko Ministerstwa z 2020). Przepisy PIT z tego akapitu obowiązują od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026.

Ewidencja dla celów VAT i VAT-26

Ewidencja dla celów VAT to inny dokument niż ewidencja przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT). Prowadzisz ją od początku do końca wyłącznego używania auta. Wpisujesz m.in. stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia, a przy każdym użyciu kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, trasę (skąd – dokąd), kilometry oraz imię i nazwisko kierującego (art. 86a ust. 6–7, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Stanu licznika przy każdej jeździe przepis nie wymaga; wyjątek to udostępnienie auta osobie niebędącej twoim pracownikiem (ust. 8).

VAT-26 to informacja o autach używanych wyłącznie do działalności, dla których musisz prowadzić ewidencję. Składasz ją naczelnikowi urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku związanego z autem, najpóźniej w dniu wysłania JPK (art. 86a ust. 12, obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026). Gdy zmienisz sposób używania auta, aktualizujesz informację najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana (ust. 14). Po terminie auto uznaje się za używane wyłącznie do działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji (ust. 13); przepis nie mówi, co z odliczeniami za wcześniejszy okres. Formularz (Dz.U. 2021 poz. 1790, obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026) to zgłoszenie auta, bez stanu licznika i trasy, a nie ewidencja.

Najczęstsze błędy

  • „Z ewidencją odliczę całość kosztów prywatnego auta.” Dla auta poza środkami trwałymi pkt 46 nie ma takiego wariantu.
  • „W 2026 roku obowiązuje jeden limit dla każdego auta.” Są trzy limity; do aut wprowadzonych do ewidencji przed 1.01.2026 MF stosuje dawne zasady, ale w leasingu operacyjnym KIS stosuje nowe; najwyższy dotyczy tylko aut elektrycznych i wodorowych, nie hybryd.
  • „VAT-26 składa się na każde auto firmowe.” Tylko na auta używane wyłącznie do działalności, dla których trzeba prowadzić ewidencję.
  • „Te same zasady dla każdego auta.” PIT mówi o „samochodzie osobowym” o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, konstrukcyjnie przeznaczonym do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą; auta z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej ścianą lub trwałą przegrodą (np. van) oraz auta z kabiną i konstrukcyjnie oddzieloną częścią ładunkową przestają być „samochodem osobowym” dopiero po dodatkowym badaniu technicznym potwierdzonym zaświadczeniem stacji kontroli i po adnotacji w dowodzie rejestracyjnym (art. 5d; przepisy obowiązują od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026).

Czego przepisy nie rozstrzygają i co będzie w 2027 roku

  • Trzecie zdanie art. 23 ust. 5 mówi o braku ewidencji; tekst nie wyjaśnia, jak odnosi się do własnego auta przedsiębiorcy. Ministerstwo w objaśnieniach z 2020 roku pisze, że kilometrówkę zastąpiło 20 %; interpretacji i wyroków nie sprawdzaliśmy.
  • Auto należące wyłącznie do małżonka: pkt 46 mówi o wydatkach na używanie „stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą” samochodu osobowego; dla cudzej własności przepisy milczą.
  • Na 5.10.2026 w opublikowanych aktach, które wchodzą w życie od 1.01.2027 lub później, nie znaleźliśmy zmian art. 23 ustawy o PIT (pkt 4, 46, 46a, 47a) ani art. 86a ustawy o VAT. Rządowy projekt ustawy UD18 (sprawdzono 27.10.2026) zmienia w art. 23 ust. 4 i 7 ustawy o PIT tylko wyrazy „pojemność silnika” na „moc silnika”; procentów z tej strony nie zmienia. To nie jest obietnica, że procenty i limity pozostaną takie same w 2027 roku: innych projektów nie sprawdzaliśmy.

Co daje przedsiębiorcy aplikacja

Odoma Tracker to bezpłatna aplikacja Odoma Digipädevuse Selts, estońskiego stowarzyszenia non-profit. Zapisuje rozpoznane przejazdy: kilometry, datę oraz adres startu i końca, i stosuje stawkę za kilometr. Wszystko jest w jednym dzienniku przejazdów; dla Polski dziennik drukuje PDF z danymi do ewidencji przebiegu pojazdu. Cel przejazdu wybierasz z gotowej listy (od wersji 1.6.4, październik 2026, PDF ma kolumnę „Cel”), a stawkę z rozporządzenia aplikacja dobiera do pojemności silnika z karty auta. To źródło danych, a nie gotowy dokument.

Przy 20 % kosztów przepisy nie wymagają ewidencji przebiegu (obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026), ale musisz móc wykazać, że auto służy też działalności. Według MF dowodem może być wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę i nie jest sprzeczne z prawem (objaśnienia z 9.04.2020, to stanowisko, nie przepis; obowiązują od 9.04.2020, sprawdzono 5.10.2026). Stawka za kilometr dotyczy zwrotu od pracodawcy. Do ewidencji dla celów VAT aplikacja dostarcza tylko część danych. Jej PDF dla Polski (na iPhonie z tytułem „Ewidencja przebiegu pojazdu”, na Androidzie „Dziennik przejazdów służbowych”) nie jest gotową ewidencją: obecnie nie zawiera pięciu pól z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, czyli adresu zamieszkania użytkownika pojazdu, pojemności silnika, kolejnego numeru wpisu, stawki w każdym wpisie oraz podpisu i danych pracodawcy. Na Androidzie w PDF brakuje też wysokości stawki. Ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT aplikacja nie tworzy. Zasad używania auta ani informacji VAT-26 aplikacja nie tworzy, ryczałtu za jazdy lokalne ani limitów 300/500/700 km (obowiązują od 26.03.2002, sprawdzono 5.10.2026) nie liczy, a stawki dla motocykla i motoroweru nie da się w niej wybrać.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przedsiębiorca może rozliczać prywatny samochód przez kilometrówkę? Nie. Od 1.01.2019 art. 23 ust. 5 ustawy o PIT nie obejmuje pkt 46, więc własne auto poza środkami trwałymi rozlicza się przez 20 % wydatków, jeśli służy też działalności. Ewidencja przebiegu nie jest do tego potrzebna (obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026).

Jak rozliczać samochód prywatny w jednoosobowej działalności gospodarczej? To zależy od przypadku. Własne auto poza środkami trwałymi: 20 % wydatków na jego używanie i ubezpieczenie jest kosztem, jeśli auto służy też działalności. Auto w środkach trwałych, używane też prywatnie: 25 % wydatków nie jest kosztem, a jeśli masz prawo do odliczenia VAT, odliczasz 50 % VAT. Auto w środkach trwałych, używane wyłącznie w działalności: ograniczenie 25 % w kosztach nie dotyczy użycia wyłącznie w działalności, ale bez ewidencji przebiegu z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT przyjmuje się użycie mieszane (art. 23 ust. 5f–5g ustawy o PIT), a ograniczenie 50 % VAT nie ma zastosowania, jeśli spełnisz warunki z art. 86a ustawy o VAT. Przepisy obowiązują od 1.01.2019 (PIT) i od 1.04.2014 (VAT), sprawdzono 5.10.2026.

Co to jest VAT-26 i do kiedy ją złożyć? VAT-26 to informacja o pojazdach używanych wyłącznie do działalności, dla których musisz prowadzić ewidencję. Składasz ją do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku związanego z autem, najpóźniej w dniu wysłania JPK (art. 86a ust. 12, obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026).

Co się stanie, jeśli złożę VAT-26 po terminie? Auto uznaje się za używane wyłącznie do działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożysz informację (art. 86a ust. 13, obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026). Przepis nie mówi, co z odliczeniami za wcześniejszy okres. Art. 56a § 1 Kodeksu karnego skarbowego przewiduje grzywnę do 720 stawek dziennych, gdy spóźnienie łączy się z odliczeniem VAT niezgodnie z przepisami (obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Kto złoży informację po terminie, ale przed rozpoczęciem czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania w zakresie VAT, tej karze nie podlega (art. 56a § 3, obowiązuje od 1.03.2017, sprawdzono 5.10.2026).

Czy w ewidencji przebiegu pojazdu trzeba wpisywać stan licznika? W ewidencji dla celów VAT tak, ale na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia, nie przy każdej jeździe (art. 86a ust. 7, obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026); wyjątek: auto udostępnione osobie niebędącej twoim pracownikiem – wtedy stan licznika na dzień udostępnienia i zwrotu (ust. 8). W ewidencji dla kosztów (PIT/CIT) z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT stanu licznika wpisywać nie trzeba (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026).

Źródła