Wypełniony wzór ewidencji

Tak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu do kosztów: w nagłówku osoba używająca pojazdu, jej adres, numer rejestracyjny i pojemność silnika; każdy wyjazd to osobny wpis z kolejnym numerem, celem, trasą, kilometrami, stawką i kwotą.

Stawka w przykładzie to górna granica z rozporządzenia; pracodawca może ustalić niższą. Stanu licznika ta ewidencja nie wymaga.

Co wpisać w każdą rubrykę

Urzędowego wzoru nie ma od 1.01.2004 (wzór z rozporządzenia Ministra Finansów z 4.12.2000 r. obowiązywał 1.01.2001–31.12.2003; sprawdzono 18.10.2026). Art. 23 ust. 7 ustawy o PIT wymienia dane, które ewidencja ma zawierać „co najmniej” (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 18.10.2026).

Nagłówek

Nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika.

Kolejny numer wpisu

Każdy wyjazd ma swój numer; formularz numeruje wpisy sam.

Data i cel wyjazdu

Data i krótki, konkretny cel: „Spotkanie z klientem, Przykład sp. z o.o.”, a nie samo „praca”.

Opis trasy (skąd – dokąd)

Miejscowość i adres startu i celu, tak by trasę dało się odnaleźć.

Liczba faktycznie przejechanych kilometrów

Kilometry tego wyjazdu. Stanu licznika ta ewidencja nie wymaga: art. 23 ust. 7 go nie wymienia.

Stawka za 1 km i kwota

Stawka ustalona przez pracodawcę i kwota: kilometry × stawka. Formularz liczy kwotę sam.

Podpis pracodawcy i jego dane

Ewidencję prowadzi osoba używająca pojazdu, a pracodawca potwierdza ją na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).

Najczęstsze błędy

• Ewidencja dla kosztów i ewidencja dla celów VAT to dwa różne dokumenty: ta druga wymaga m.in. stanu licznika na początek i koniec okresu rozliczeniowego.
• W celu wyjazdu wpisane samo „praca” albo „klient” – z wpisu ma wynikać, po co był wyjazd.
• Brak adresu zamieszkania albo pojemności silnika w nagłówku – oba są na liście art. 23 ust. 7.
• Stawka wyższa niż górna granica z rozporządzenia – nadwyżka nie jest zwolniona z PIT i nie jest kosztem uzyskania przychodów pracodawcy.
• Ewidencja dla miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne – przy ryczałcie pieniężnym przepis jej nie wymaga; pracownik składa wtedy miesięczne oświadczenie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jest urzędowy wzór ewidencji przebiegu pojazdu?

Nie od 1.01.2004. Wzór z rozporządzenia Ministra Finansów z 4.12.2000 r. obowiązywał 1.01.2001–31.12.2003 (baza ELI, sprawdzono 18.10.2026). Dziś art. 23 ust. 7 ustawy o PIT określa dane, które ewidencja ma zawierać „co najmniej”, a nie jej formę: wystarczy zeszyt, Excel albo PDF z tej strony, jeśli są w nich wszystkie dane.

Czy w tej ewidencji trzeba wpisywać stan licznika?

Nie. Art. 23 ust. 7 ustawy o PIT nie wymienia stanu licznika (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 18.10.2026). Stan licznika – na początek i koniec okresu rozliczeniowego – wymaga dopiero ewidencja dla celów VAT (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT).

Czy ten wzór wystarczy do odliczenia 100 % VAT od samochodu?

Nie. Do odliczenia VAT bez ograniczenia do 50 % potrzebna jest osobna ewidencja dla celów VAT z innymi danymi (m.in. stan licznika na granicach okresu, imię i nazwisko kierującego przy każdym wpisie), zasady używania pojazdu i informacja VAT-26 (art. 86a ust. 4–7 i 12 ustawy o VAT). Ten wzór dotyczy ewidencji do kosztów (PIT).

Kto prowadzi ewidencję i kto ją podpisuje?

Prowadzi ją osoba używająca pojazdu, a pracodawca potwierdza ją na koniec każdego miesiąca i podaje swoje dane (art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT). Bez ewidencji wydatki pracodawcy na zwrot za używanie samochodu pracownika nie są kosztem uzyskania przychodów, chyba że to ryczałt pieniężny.

Jaką stawkę wpisać?

Stawkę ustaloną przez pracodawcę. Nie może być wyższa niż górna granica z rozporządzenia (zależy od pojemności silnika; formularz podpowiada ją w polu stawki), a pracodawca może ustalić niższą. Jeśli pole stawki zostawisz puste, formularz liczy kwotę według górnej granicy.

Czy dane z formularza są gdzieś wysyłane?

Nie. Zostają tylko w twojej przeglądarce, żeby można było dokończyć formularz później. Na cudzym komputerze na koniec kliknij „Wyczyść”.