Ręcznie prowadzona kilometrówka może gubić pieniądze

„Kilometrówka” znaczy po polsku trzy różne rzeczy: zwrot kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych, wypłacany pracownikowi; ewidencję przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT); osobną ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT. Ta strona dotyczy pierwszej i tego, na czym się ona opiera – zapisów kilometrów. W podróży służbowej (wyjeździe poza miejscowość siedziby pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy), jeśli pracodawca zgodził się na jazdę twoim autem, zwrot to przejechane kilometry × stawka ustalona przez pracodawcę. Stawka nie może być wyższa niż 1,15 zł za 1 km przy silniku powyżej 900 cm³ (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026), a przepis o takim zwrocie nie ustala limitu kilometrów ani kwoty. Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r., które wprost dotyczy sfery budżetowej, podróż rozlicza się, załączając dokumenty, a gdy ich brak – pisemne oświadczenie (§ 5; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026), więc kilometr, którego nigdzie nie zapisano, łatwo pominąć w rozliczeniu. Poniżej szacunek – ustaw suwaki zgodnie ze swoją sytuacją.

Cena ręcznie prowadzonej kilometrówki

szacunek, nie pomiar
≈ 690–1380 zł i 11–22 h rocznie

mniej więcej tyle może stracić w ciągu roku jeden kierowca, który zapisuje kilometry ręcznie

Niezapisane kilometry
690–1380 zł rocznie
Szacunkowo 5–10 % kilometrów służbowych nie trafia do zapisów wypełnianych z pamięci: krótkie przejazdy, postoje po drodze, „zapiszę później”. To 600–1200 km rocznie, przy stawce do 1,15 zł za kilometr (obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026).
Czas na zapisywanie
11–22 h rocznie
≈ 550–1090 zł przy przeciętnym wynagrodzeniu za godzinę (49,62 zł). Ewidencja przebiegu pojazdu, bez której wydatki pracodawcy na używanie samochodów nie są kosztem uzyskania przychodów, powinna zawierać co najmniej (art. 23 ust. 7 ustawy o PIT; obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026): nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km, kwotę oraz podpis pracodawcy i jego dane. Prowadzi ją osoba używająca pojazdu, a pracodawca potwierdza ją na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5; obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Stanu licznika w tym wykazie nie ma.
1000 km
40

Ustaw suwaki zgodnie ze swoją sytuacją – szacunek przeliczy się od razu.

Skutek podatkowy dla pracodawcypoza sumą

Bez tej ewidencji „wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów” (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT: w obecnym brzmieniu obowiązuje od 1.01.2019, a to zdanie obowiązuje od 1.01.2004; w CIT art. 16 ust. 5, tak samo; sprawdzono 5.10.2026). Przepis mówi o kosztach pracodawcy i nie wymienia żadnej procentowej obniżki; zwolnienia z PIT, które dostaje pracownik, to zdanie nie dotyczy. Kwoty w złotych nie podajemy: zależy ona od stawki podatku pracodawcy.

Jak to policzono i na czym się opiera

To model, nie pomiar. Takich strat nie da się zmierzyć bezpośrednio – i nie udajemy, że się da. Zakres obejmuje scenariusze od ostrożnego do pośredniego; wyższych scenariuszy nie pokazujemy.

  • Niezapisane kilometry – 5–10 % przebiegu służbowego. Tam, gdzie dzienniki podróży sprawdzono pomiarem GPS, w dzienniku brakowało 7,4 % podróży (Sydney), 10,0 % (Kansas City) i około 11 % podróży zmotoryzowanych (Melbourne); najczęściej gubią się krótkie przejazdy i postoje w łańcuchu przejazdów, a podróże służbowe są zapisywane najgorzej. Były to jednodniowe dzienniki badawcze, za których prowadzenie nikt nie płacił, a nie miesięczna ewidencja, od której zależy wypłata – to wnioskowanie przez analogię, dlatego bierzemy dolny kraniec.
  • Pieniądze – niezapisane kilometry × 1,15 zł/km, czyli górna granica stawki dla silnika powyżej 900 cm³ (do 900 cm³ – 0,89 zł/km; rozporządzenie Ministra Infrastruktury, Dz.U. 2023 poz. 5; obowiązuje od 17.01.2023, sprawdzono 5.10.2026). Stawkę ustala pracodawca i może płacić mniej. W przepisie o zwrocie za kilometry w podróży służbowej (§ 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r.; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026) nie ma limitu miesięcznego ani rocznego. To rozporządzenie wprost dotyczy pracowników sfery budżetowej; u pozostałych pracodawców warunki zwrotu ustala układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy; obowiązuje od 1.01.2003, sprawdzono 5.10.2026), a czy § 3 ust. 3–4 stosuje się tam wprost, przepisy nie rozstrzygają.
  • Czas – 1–2 minut na jeden przejazd i 15–30 minut miesięcznie na uzgodnienie zapisów. To nasze założenie: nie znaleźliśmy opublikowanego pomiaru dla dzienników przejazdów i nie korzystamy z liczb podawanych przez producentów oprogramowania. Obowiązkowa treść ewidencji wynika z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026). Przepisy określają treść, a nie formę: dawny urzędowy wzór ewidencji (rozporządzenie z 2000 r.) obowiązywał 1.01.2001–31.12.2003 według bazy ELI (sprawdzono 5.10.2026), a w obecnych przepisach wzoru nie ma. Ministerstwo Finansów napisało w objaśnieniach z 2014 roku, że ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT może być prowadzona także w formie elektronicznej (obowiązuje od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026); dla ewidencji przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT) takiego objaśnienia nie znaleźliśmy, a czy podpis pracodawcy może być elektroniczny, przepisy wprost nie rozstrzygają.
  • Wartość godziny – 49,62 zł: przeciętne godzinowe wynagrodzenie brutto w podmiotach, w których pracuje 10 i więcej osób (GUS, październik 2024, opublikowano 10.02.2026, sprawdzono 5.10.2026).
  • Skutek podatkowy – „W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów” (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT; to zdanie obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026). Dotyczy to kosztów pracodawcy; o ile więcej podatku zapłaci, zależy od jego stawki podatku, więc żadnej jednej kwoty nie podajemy.

Ręczne zapisy bywają błędne w obie strony. W tym samym badaniu w Sydney odległości podawane z pamięci były średnio o 9,7 % dłuższe od zmierzonych – dla pracodawcy to nadpłata. Zsumowane dla wszystkich uczestników oba efekty prawie się tam znosiły (42,8 wobec 42,4 km na osobę dziennie), ale żaden pojedynczy kierowca w pojedynczym miesiącu nie może na to liczyć.

Czego szacunek nie obejmuje

  • Jazdy lokalne (w obrębie miejscowości siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy) to inny mechanizm i nie są tu szacowane. Zwrot następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej z pracodawcą, zwykle jako miesięczny ryczałt: stawka za 1 km × miesięczny limit kilometrów. Limit ustala pracodawca; nie może przekroczyć 300 km (gmina lub miasto miejsca zatrudnienia do 100 tys. mieszkańców), 500 km (ponad 100 tys. do 500 tys.) ani 700 km (ponad 500 tys.), z wyjątkami dla niektórych służb. Ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności (rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r., § 1, 3 i 4; obowiązuje od 26.03.2002, sprawdzono 5.10.2026). Przejechane kilometry nie wchodzą do tego wzoru, a ewidencja przebiegu nie jest do ryczałtu potrzebna: art. 23 ust. 5 ustawy o PIT mówi „z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego” (obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026). Według Ministerstwa Finansów (odpowiedź z 21.02.2012) i Krajowej Informacji Skarbowej (interpretacja z 9.07.2026; sprawdzono 5.10.2026) zwrot za jazdy lokalne zwykłego pracownika jest jego przychodem podlegającym opodatkowaniu. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT działa tylko tam, gdzie obowiązek lub możliwość zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw.
  • Samochody firmy to osobna sprawa i nie są tu szacowane. Ograniczenie odliczenia VAT do 50 % (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT) nie ma zastosowania, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności (ust. 3 pkt 1 lit. a). Wymaga to, by sposób używania auta, zwłaszcza określony w zasadach używania i dodatkowo potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu dla celów VAT, wykluczał jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością (ust. 4 pkt 1; ust. 1–4 obowiązują od 1.04.2014, sprawdzono 5.10.2026). Ewidencja dla celów VAT to inny dokument niż ewidencja przebiegu pojazdu dla kosztów (PIT/CIT). Trzeba też złożyć informację VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (pliku JPK) (ust. 12; obowiązuje od 1.10.2021, sprawdzono 5.10.2026). Bez ewidencji z art. 86a ust. 4 w podatku dochodowym uznaje się, że samochód osobowy jest używany także do celów prywatnych (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT), a wtedy 25 % wydatków z tytułu kosztów jego używania nie jest kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 46a; obowiązuje od 1.01.2019, sprawdzono 5.10.2026), z wyjątkami z ust. 5g.
  • W sferze budżetowej opłaty za drogi płatne i autostrady oraz parkowanie, które pracodawca określił lub uznał, zwraca się osobno, w udokumentowanej wysokości (§ 4 rozporządzenia z 2013 r.; obowiązuje od 1.03.2013, sprawdzono 5.10.2026).
  • Stawki nie są waloryzowane automatycznie: rozporządzenie nie przewiduje corocznej waloryzacji (ogłoszenie Ministra Infrastruktury o sposobie załatwienia petycji z 16.02.2024; sprawdzono 5.10.2026), a obowiązują od 17.01.2023 bez daty końcowej. Na 5.10.2026 w bazie aktów Sejmu (ELI) nie ma opublikowanej zmiany rozporządzenia nowszej niż Dz.U. 2023 poz. 5 ani aktu wchodzącego w życie 1.01.2027. Zmiana jest przygotowywana: rządowy projekt ustawy (UD18) ma oprzeć stawki na mocy silnika zamiast pojemności, ale na 27.10.2026 nie przyjęła go Rada Ministrów (strona Rządowego Centrum Legislacji). Nie obiecujemy, że w 2027 roku stawki będą takie same.

Źródła

Szacunek nie jest poradą podatkową ani księgową i niczego nie obiecuje: wynik zależy od tego, jak prowadzisz zapisy dziś. Widzisz błąd w założeniach? Napisz do nas – poprawimy.

Sprawdź na własnych przejazdach

Odoma Tracker to bezpłatna aplikacja estońskiego stowarzyszenia non-profit Odoma Digipädevuse Selts. Przez tydzień jeźdź jak zwykle i porównaj zapis aplikacji ze swoim: aplikacja sama zaczyna i kończy zapis przejazdu i zachowuje datę, kilometry oraz adres startu i końca, a cel podróży ustawiasz ty. To źródło danych do ewidencji, a nie gotowa ewidencja przebiegu pojazdu: PDF dla Polski nie zawiera obecnie pięciu pól z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT (obowiązuje od 1.01.2004, sprawdzono 5.10.2026) – adresu zamieszkania użytkownika pojazdu, pojemności silnika, kolejnego numeru wpisu, stawki w każdym wpisie oraz podpisu i danych pracodawcy. W PDF z Androida brakuje też wysokości stawki. Ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT aplikacja nie tworzy. Aplikacja nie liczy też ryczałtu ani limitów kilometrów dla jazd lokalnych.

App StoreGoogle Play