Aktualisiert 27.10.2026 · Odoma Digipädevuse Selts

Fahrtenbuch: Was das Finanzamt verlangt – und was gilt, wenn es nicht anerkannt wird

Ein Fahrtenbuch ist keine Pflicht. Es ist die Alternative zur 1-%-Regelung für einen Firmenwagen, den Sie auch privat nutzen: Statt pauschal 1 % des Bruttolistenpreises im Monat wird der Teil der tatsächlichen Kosten versteuert, der auf die privaten Fahrten entfällt (§ 8 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuergesetz, EStG). Die Anforderungen sind streng. Erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an, gilt die 1-%-Regelung; eine Schätzung anhand anderer Aufzeichnungen ist ausgeschlossen. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben haben den Stand 18.10.2026.

Fahren Sie als Arbeitnehmer mit Ihrem eigenen Auto dienstlich, brauchen Sie kein Fahrtenbuch: Fahrtenbuch für den privaten Pkw?

1-%-Regelung oder Fahrtenbuch

Rechenbeispiel (keine amtliche Zahl, nur die Formel des Gesetzes): Bruttolistenpreis 40.000 €, Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte 20 km. 1 % sind 400 €, 0,03 % × 20 km sind 240 €; zusammen ergibt das einen geldwerten Vorteil von 640 € im Monat. Wie viel Steuer darauf fällt, hängt von Ihrem Steuersatz ab.

Die Monatswerte gelten auch dann, wenn Sie das Auto in einem Monat nur zeitweise oder gar nicht nutzen (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 Satz 4 LStR). Übersteigt der pauschale Wert die Gesamtkosten, die dem Arbeitgeber für das Auto entstanden sind, und wird das im Einzelfall nachgewiesen, ist er höchstens mit diesen Gesamtkosten anzusetzen (Schreiben des Bundesfinanzministeriums, BMF, vom 03.03.2022, Rn. 8).

Elektroautos und Plug-in-Hybride

Bei einem Fahrzeug ohne CO₂-Ausstoß, angeschafft nach dem 31.12.2018 und vor dem 01.01.2031, wird der Listenpreis nur zu einem Viertel angesetzt, wenn der Bruttolistenpreis eine Grenze nicht übersteigt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Maßgeblich ist nach dem Gesetzestext die Anschaffung:

Bei Plug-in-Hybriden wird der Listenpreis zur Hälfte angesetzt, wenn sie höchstens 50 g CO₂ je Kilometer ausstoßen oder ihre Reichweite bei ausschließlich elektrischem Antrieb mindestens 60 km (Anschaffung 2022 bis 2024) beziehungsweise 80 km (Anschaffung 2025 bis 2030) beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 4 und 5 EStG). Für das Jahr 2019 galt ein anderer Wortlaut, den wir nicht geprüft haben; ebenso wenig, ob bei einem überlassenen Dienstwagen für die Grenzen von 70.000 € und 100.000 € ein anderer Zeitpunkt maßgeblich ist.

Welche Angaben das Fahrtenbuch braucht

Die Lohnsteuer-Richtlinien nennen, was „in der Regel“ erforderlich ist (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 bis 5 LStR, anzuwenden seit dem 01.01.2023). Eine Dienstreise heißt dort steuerrechtlich „Auswärtstätigkeit“.

Das Fahrtenbuch lässt sich nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränken – auch dann nicht, wenn das Auto gleichmäßig genutzt wird (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 5 LStR).

Die Fahrten müssen vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist jede einzelne berufliche Verwendung mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand aufzuzeichnen; Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zusammengefasst werden (Bundesfinanzhof, BFH, Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10). Neben Datum und Fahrtziel gehört grundsätzlich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner ins Fahrtenbuch; bloße Ortsangaben genügen nur, wenn sich der Geschäftspartner daraus zweifelsfrei ergibt (ebenda). Straßennamen allein genügen als Fahrtziel nicht, wenn die Angaben erst nachträglich anhand einer Liste ergänzt werden (ebenda).

Unterbrechung durch eine Privatfahrt. Wird der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, ist das nach dem Bundesfinanzhof ein „Einschnitt“: Im Fahrtenbuch ist dann der Kilometerstand anzugeben, der bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreicht war (BFH, VI R 33/10). Daraus folgt nach unserem Verständnis, dass eine zusammenfassende Eintragung eine solche Unterbrechung nicht überspannen darf. Ob ein kurzer Halt – etwa für ein Mittagessen oder einen Einkauf – schon eine private Verwendung ist, sagt das Urteil nicht; eine Bagatellgrenze haben wir in den Quellen, die wir gelesen haben, nicht gefunden (geprüft am 27.10.2026). Das betrifft nur das Fahrtenbuch für den Firmenwagen (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR); mit dem eigenen Auto und der Kilometerpauschale von 0,30 € brauchen Sie keinen Kilometerstand (Fahrtenbuch für den privaten Pkw?).

Abkürzungen für häufige Ziele, Kunden oder Reisezwecke sind möglich, wenn sie aus sich heraus verständlich sind oder auf einem beigefügten Erläuterungsblatt aufgelöst werden; die nötigen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen (BFH, Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04).

„Zeitnah“ und „in geschlossener Form“

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, damit nachträgliche Einfügungen oder Änderungen ausgeschlossen sind oder als solche erkennbar bleiben (BFH, VI R 33/10).

• Geschlossene Form heißt: in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form (BFH, Beschluss vom 29.01.2010, VIII B 189/09). Lose Aufzeichnungen reichen nicht, auch wenn sie laufend geführt werden (BFH, Beschluss vom 12.07.2011, VI B 12/11).
• Zeitnah heißt nach dem Finanzgericht (FG) Düsseldorf: Sie tragen jede Fahrt unmittelbar im Anschluss an die Fahrt ein; Einträge, die für mehrere Tage oder Wochen gesammelt nachgeholt werden, genügen nicht (Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L), Rn. 34). Ob dieses Urteil rechtskräftig ist, haben wir nicht geprüft. Eine feste Frist in Tagen nennen die Urteile, die wir gelesen haben, nicht; die einzige Zahl steht im BMF-Schreiben zum elektronischen Fahrtenbuch (unten).

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch darf elektronisch geführt werden, wenn es dieselben Erkenntnisse liefert wie ein handschriftliches und nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert sind (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR; BMF-Schreiben vom 03.03.2022, Rn. 28).

Für Programme hat der Bundesfinanzhof das genauer gefasst: Eine Datei genügt nur, wenn spätere Änderungen an früher eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des Programms ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04; bestätigt durch Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23).

Die sieben Tage. Nach dem BMF-Schreiben vom 03.03.2022 (Rn. 29) bestehen „keine Bedenken“, ein elektronisches Fahrtenbuch jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens werden alle Fahrten bei Fahrtende automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Zweitens trägt der Fahrer den Fahrtanlass – Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner – innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen nach der Fahrt in einem Webportal ein, und die übrigen Fahrten werden dem privaten Bereich zugeordnet. Das ist eine Verwaltungsanweisung für dieses Verfahren, keine gesetzliche Frist für jedes Fahrtenbuch. Ob eine Eingabe in einer App auf dem Telefon gleich behandelt wird, sagt das Schreiben nicht.

Excel. Als Datei, die sich nachträglich ändern lässt, genügt eine Excel-Tabelle nicht – auch dann nicht, wenn handschriftliche Notizen vorliegen, aus denen sie erstellt wurde (BFH, VI R 64/04; VI B 12/11). Die Rechtsprechung verlangt ein „gebundenes oder jedenfalls in sich geschlossenes“ Buch (BFH, VIII B 189/09). Ob ein ausgedrucktes, gebundenes und von Hand ausgefülltes Formular im Einzelfall genügt, haben wir nicht geprüft.

Kein Siegel, keine Zulassung. In den Quellen, die wir gelesen haben (R 8.1 Abs. 9 LStR, BMF-Schreiben vom 03.03.2022), finden wir kein Zulassungs- oder Zertifizierungsverfahren für Fahrtenbuch-Programme. Anerkannt wird ein einzelnes Fahrtenbuch, nicht ein Programm. Das FG Düsseldorf hat elektronische Fahrtenbücher verworfen, obwohl der Hersteller eine Konformitätserklärung vorgelegt hatte (3 K 1887/22 H(L)). Wer im Zweifel Gewissheit möchte, kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Anrufungsauskunft (§ 42e EStG) einholen; das empfiehlt etwa die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin.

Was gilt, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird

Fehlt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung bewertet. „Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht“ (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04; ebenso BFH, Urteil vom 06.08.2013, VIII R 33/11).

Kleinere Mängel führen nicht automatisch zur Verwerfung, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bietet (BFH, VI R 33/10). Das FG Düsseldorf hat in dem entschiedenen Fall eine fehlende geschlossene Form und eine fehlende zeitnahe Führung dagegen nicht als kleinere Mängel, sondern als grundlegende organisatorische Fehler gewertet, die die Fahrtenbücher insgesamt betreffen (3 K 1887/22 H(L), Rn. 38).

Die Methode gilt für das ganze Jahr

Der Arbeitgeber legt in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für jedes Kalenderjahr fest, ob die 1-%-Regelung oder das Fahrtenbuch gilt; bei demselben Fahrzeug darf das Verfahren während des Jahres nicht gewechselt werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR). Die Fahrtenbuchmethode ist nur anzuwenden, wenn das Fahrtenbuch für den gesamten Zeitraum geführt wird, in dem das Fahrzeug genutzt wird (BFH, Urteil vom 20.03.2014, VI R 35/12). Sinnvoll ist ein Fahrtenbuch also nur, wenn es den gesamten Zeitraum abdeckt, in dem Sie das Fahrzeug im Jahr nutzen – bei einem Fahrzeug, das Sie schon zu Jahresbeginn haben, ab dem 1. Januar.

Möglich ist der Wechsel zum nächsten Kalenderjahr. Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das ganze Jahr ist vor der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich im Rahmen von § 41c EStG möglich (BMF-Schreiben vom 03.03.2022, Rn. 41). In Ihrer Einkommensteuererklärung sind Sie an das Verfahren des Lohnsteuerabzugs nicht gebunden; auch dort wird das Verfahren für dasselbe Fahrzeug aber nicht während des Jahres gewechselt (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 5 LStR).

Selbstständige

Für ein Auto im Betriebsvermögen, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, gilt die 1-%-Regelung ebenso; auch hier kann stattdessen der tatsächliche private Anteil angesetzt werden, wenn er durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG). Wie Selbstständige die 50 % belegen, haben wir nicht an der Primärquelle geprüft.

Nicht verwechseln: die Fahrtenbuchauflage

Die Straßenverkehrsbehörde kann einem Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch auferlegen, wenn nach einem Verkehrsverstoß der Fahrer nicht festgestellt werden konnte (§ 31a StVZO). Das ist eine andere Pflicht mit anderen Angaben und hat mit dem Steuerrecht nichts zu tun.

Odoma Tracker

Odoma Tracker ist eine kostenlose App von Odoma Digipädevuse Selts, einem Verein ohne Gewinnerzielungsabsicht aus Estland. Ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen im Sinne von R 8.1 Abs. 9 LStR bietet die App derzeit nicht an (Stand 22.10.2026); unter anderem zeichnet sie keine aufgesuchten Geschäftspartner auf. Als Ersatz für die 1-%-Regelung sollten Sie sie deshalb nicht verwenden.

Sie kann Dienstreisen mit dem eigenen Auto aufzeichnen – mit den Einschränkungen, die auf der Seite Kilometerpauschale 2026 stehen.

Häufige Fragen

Ist ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen Pflicht? Nein. Ohne Fahrtenbuch wird die private Nutzung nach der 1-%-Regelung versteuert (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch kann stattdessen der Teil der Gesamtkosten angesetzt werden, der auf die privaten Fahrten und die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte entfällt, wenn die Gesamtkosten durch Belege nachgewiesen werden (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG; geprüft am 18.10.2026).

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten? Für jede dienstliche Fahrt in der Regel Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Reiseziel (bei Umwegen die Route), Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; für Privatfahrten die Kilometer; für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte einen kurzen Vermerk (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 und 4 LStR, anzuwenden seit dem 01.01.2023, geprüft am 18.10.2026).

Was passiert, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt? Dann gilt die 1-%-Regelung, und der Privatanteil darf nicht anhand anderer Aufzeichnungen geschätzt werden (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, geprüft am 18.10.2026). Da die Fahrtenbuchmethode nur gilt, wenn das Fahrtenbuch für den gesamten Zeitraum geführt wird (BFH, VI R 35/12), liegt es nahe, dass die 1-%-Regelung dann für das ganze Jahr gilt – das ist unsere Folgerung, kein Wortlaut einer Norm.

Darf ich ein Fahrtenbuch mit Excel führen? Nicht als Datei, die sich nachträglich ändern lässt: Eine solche Datei ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH, VI R 64/04; VI B 12/11; geprüft am 18.10.2026). Verlangt ist eine gebundene oder in sich geschlossene Form (BFH, VIII B 189/09).

Welche Fahrtenbuch-App wird vom Finanzamt anerkannt? In den Quellen, die wir gelesen haben (R 8.1 Abs. 9 LStR, BMF-Schreiben vom 03.03.2022; geprüft am 18.10.2026), gibt es kein Zulassungs- oder Zertifizierungsverfahren. Anerkannt wird ein einzelnes Fahrtenbuch, wenn es dieselben Erkenntnisse liefert wie ein handschriftliches und spätere Änderungen technisch ausgeschlossen oder – so die Rechtsprechung – in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt sind (BFH, VI R 64/04).

Wie lange darf ich bei einem elektronischen Fahrtenbuch Zweck und Geschäftspartner nachtragen? Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Das BMF hat im Schreiben vom 03.03.2022 (Rn. 29) „keine Bedenken“, ein elektronisches Fahrtenbuch jedenfalls dann als zeitnah anzusehen, wenn alle Fahrten bei Fahrtende automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, der Fahrer Reisezweck und Geschäftspartner innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Ob die Eingabe in einer App gleich behandelt wird, sagt das Schreiben nicht (geprüft am 18.10.2026).

Kann ich im Laufe des Jahres von der 1-%-Regelung zum Fahrtenbuch wechseln? Nicht für dasselbe Fahrzeug: Das Verfahren wird je Kalenderjahr festgelegt und darf während des Jahres nicht gewechselt werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR; BFH, Urteil vom 20.03.2014, VI R 35/12). Möglich ist der Wechsel zum nächsten Kalenderjahr (geprüft am 18.10.2026).

Quellen

• § 6 EStG, § 8 EStG, § 41c EStG, § 42e EStG, § 52 EStG, geprüft am 18.10.2026
• Lohnsteuer-Richtlinien 2023, R 8.1 Abs. 9 (Bundesratsdrucksache 455/22), anzuwenden seit dem 01.01.2023, geprüft am 18.10.2026
• BMF-Schreiben vom 03.03.2022, IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, BStBl I 2022, 232, „Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer“, Rn. 8, 26–41, geprüft am 18.10.2026
• BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04; Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04; Beschluss vom 29.01.2010, VIII B 189/09; Beschluss vom 12.07.2011, VI B 12/11; Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10; Urteil vom 06.08.2013, VIII R 33/11; Urteil vom 20.03.2014, VI R 35/12; Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23 – geprüft am 18.10.2026
• FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L), geprüft am 18.10.2026
• Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, BGBl. 2024 I Nr. 108; Gesetz für ein steuerliches Investitionssofortprogramm vom 14.07.2025, BGBl. 2025 I Nr. 161 – geprüft am 18.10.2026
• Senatsverwaltung für Finanzen Berlin, Rundschreiben SenFin IV Nr. 31/2022 vom 18.07.2022, geprüft am 18.10.2026
• § 31a StVZO, geprüft am 18.10.2026