Путевой лист (sõidupäevik) в Эстонии: правила 2026 года

Для самозанятых, FIE и сотрудников с компенсацией километража. Актуально на 2026 год.

Коротко

• Что это. Sõidupäevik (путевой лист, дневник поездок) — формальный учёт служебных поездок; он нужен, если работодатель платит вам необлагаемую компенсацию километража, если вы FIE и списываете расходы на автомобиль в форме E, или если у вас служебный автомобиль и нужно доказать, что личных поездок на нём нет.
• Ставка и лимит в 2026 году. 0,50 € за километр, без налогов до 550 € в календарный месяц от каждого работодателя — 550 € при ставке 0,50 €/км соответствуют 1100 служебным километрам в месяц.
• Четыре обязательных поля. Имя и фамилия получателя компенсации; марка и регистрационный номер автомобиля; дата, пункт назначения и цель каждой поездки; показания одометра в начале и в конце каждой поездки.
• Хранить 7 лет (Maksukorralduse seadus § 58) — и заполнять по ходу: реконструированный задним числом дневник EMTA не принимает.
• Odoma Tracker делает это за вас. Приложение само записывает каждую поездку, держит цепочку одометра непрерывной и экспортирует дневник в PDF со всеми обязательными полями — подробнее ниже.

Эта инструкция написана для Эстонии — все ставки, лимиты и ссылки на закон относятся к эстонскому регулированию. Но сама практика дневника служебных поездок существует во многих странах с разными названиями, поэтому общий смысл и логика применимы и за пределами Эстонии.

Далее — что такое дневник поездок, какие правила в Эстонии в 2026 году, и что Odoma Tracker делает за вас автоматически.

Путевой лист, дневник поездок или sõidupäevik — как это называется в Эстонии

По-эстонски документ называется sõidupäevik (читается «сыйдупяэвик», дословно «дневник поездок»). В русских текстах EMTA это «учёт поездок» или «дневник поездок»; бухгалтеры и водители по привычке говорят путевой лист или путевой журнал. Важно не перепутать с российским путевым листом: в Эстонии нет утверждённой государством формы, предрейсовых медосмотров и обязанности вести его всем организациям. Sõidupäevik нужен только тогда, когда от него зависят деньги — необлагаемая компенсация, вычет расходов FIE или доказательство, что служебный автомобиль не используется в личных целях. Подойдёт любой формат с четырьмя обязательными полями (см. ниже) — бумага, Excel или PDF из приложения.

Что такое дневник поездок (sõidupäevik)

дневник поездок (sõidupäevik) — это формальный учёт служебных поездок, который служит основанием для двух налоговых выгод:

1. Компенсация от работодателя — сотруднику, использующему личный автомобиль для рабочих задач, работодатель может выплатить возмещение по фиксированной ставке. Без дневника поездок эта выплата облагается налогом как обычная зарплата.
2. Вычет расходов на автомобиль из налогооблагаемой базы — для FIE (физическое лицо-предприниматель) и компаний, у которых автомобиль используется в коммерческой деятельности.

В обоих случаях дневник — это документ, подтверждающий, что конкретные километры действительно были «служебными», а не личными.

Кому нужен

• Сотрудники с личным автомобилем и компенсацией от работодателя — обязательно для tax-free статуса выплаты (TuMS § 13 lg 3 p 2).
• Члены правления (juhatuse liige) — приравниваются к сотрудникам для целей этой нормы.
• FIE / füüsilisest isikust ettevõtja — только если списывает авто-расходы (топливо, страховка, обслуживание, амортизация) из бизнес-дохода в форме E. Тогда нужны записи о служебных километрах для расчёта пропорции «служебное / личное».
• Юр.лица со служебным парков (ametiauto) Дневник ведут добровольно — как доказательство, что авто не используется в личных целях; подробнее в отдельном гайде Служебный автомобиль и путевой лист.
• Публичные служащие — отдельным постановлением правительства.

Эстонское право не выделяет отдельную налоговую категорию «свободная профессия». Нотариусы, адвокаты, судебные исполнители на практике регистрируются как FIE или OÜ, и правила ведения дневника поездок применяются по соответствующей категории.

Что должно быть в дневнике

Постановление правительства, принятое на основании TuMS § 13 lg 3 p 2, устанавливает формальный список обязательных реквизитов:

1. Имя и фамилия получателя компенсации
2. Марка и регистрационный номер транспортного средства
3. Дата, пункт назначения и цель каждой поездки
4. Показания одометра — начальное и конечное для каждой поездки

Формат не регламентирован — допустимы и бумажный, и электронный (PDF из приложения, например, тоже валиден).

Личные поездки в дневнике не фиксируются или явно помечаются как личные — главное, чтобы суммарный служебный километраж был отделён от личного и сходился с показаниями одометра.

Форма и образец путевого листа (Excel, PDF, приложение)

Минимальный sõidupäevik — таблица, где каждая строка — одна служебная поездка:

В шапке — имя водителя, марка и регистрационный номер автомобиля, период. Вести дневник можно тремя способами:

1. Бумага или Excel. Бесплатно и законно; слабые места — пропуски, записи задним числом (реконструированный дневник EMTA не принимает) и не записанные вовремя показания одометра. Скачайте наш шаблон: образец путевого листа 2026 (Excel) — четыре обязательных поля, итоги за месяц и формула компенсации (0,50 €/км, лимит 550 €) уже внутри.
2. GPS-устройство в автомобиле. Решения для автопарков: трекер в машине плюс ежемесячная плата за каждый автомобиль — разумно для компаний с большим парком.
3. Приложение в телефоне. Odoma Tracker сам записывает каждую поездку, держит цепочку одометра непрерывной и экспортирует PDF — бесплатно, без устройства и без аккаунта. Подробнее ниже.

Для необлагаемой компенсации работодатель дополнительно оформляет письменное решение или приказ (käskkiri) с именем получателя, ставкой и периодом — одного дневника недостаточно, — а сами выплаты раз в год декларируются в EMTA в форме INF 14.

Ставка компенсации в 2026 году

В Эстонии действуют следующие правила tax-free компенсации (введены 1 января 2025 года, в 2026 году не менялись):

Подставьте свои цифры в калькулятор компенсации — он покажет необлагаемую часть, превышение и налог работодателя с него.

Лимит €550 действует на одного работодателя. У сотрудника с двумя работодателями — два независимых лимита, итого до €1100/мес tax-free суммарно. €550 при ставке €0,50/км соответствует 1100 служебных км/месяц от одного работодателя.

Что покрывает компенсация

EMTA уточняет: ставка €0,50/км покрывает все обычные расходы на эксплуатацию автомобиля — топливо, страховку, обслуживание, амортизацию. Отдельно ничего из этого предъявить нельзя — оно уже учтено.

Единственное исключение — парковка при выполнении служебных обязанностей: её работодатель может оплачивать сверх лимита €550 как самостоятельную статью расходов. То есть, если в командировке вы заплатили за паркинг — это не вычитается из месячных €550, а компенсируется отдельно (с подтверждающими чеками).

Выплата пакетом за несколько месяцев

Компенсацию можно выплачивать не каждый месяц, а пакетом — например, раз в квартал. EMTA это явно разрешает: выплата может превысить €550 в конкретном календарном месяце, если расчётный месячный лимит €550 для каждого из учтённых месяцев не превышен.

Пример: за три месяца водитель накатал по работе 600 км / 800 км / 700 км. Это 300 € + 400 € + 350 € = 1050 € компенсации. Работодатель может выплатить эти €1050 одним пакетом в апреле — и это не нарушение, потому что в каждом из месяцев расчёт укладывался в €550.

Что облагается налогом сверх лимита

Превышение €550/мес трактуется как erisoodustus (fringe benefit). Налогообложение в 2026 году:

• Подоходный налог 22 % + социальный налог 33 % — оба платит работодатель.
• Точная формула: подоходный налог = превышение × 22/78 (≈ 28,2 % от превышения); социальный налог = 33 % от суммы «превышение + подоходный». Итого около 70,5 % сверх превышения.

Если компенсация выплачивается без дневника поездок, она классифицируется как обычная зарплата и облагается полным набором: подоходный налог, социальный налог, страхование от безработицы (työtuskindlustusmakse), накопительная пенсия. То есть отсутствие дневника превращает любую выплату по теме «компенсация за авто» в дорогостоящую зарплату.

Две схемы возврата денег

Схема 1 — Компенсация от работодателя

Если вы наёмный сотрудник:

1. Ведёте sõidupäevik в течение месяца.
2. В конце месяца отдаёте отчёт работодателю (PDF или экспорт в их учётную систему).
3. Работодатель выплачивает компенсацию (€0,50 × служебные км, не более €550/мес) поверх зарплаты, без удержаний.
4. Дневник хранится в учёте работодателя на случай EMTA-проверки.

Что нужно работодателю — письменный приказ, форма INF 14, налоги сверх лимита — в отдельном гайде для работодателей и бухгалтеров.

Схема 2 — Пропорциональный вычет расходов для FIE

Как это работает по EMTA (страница «Personal property and property used for business»):

1. Ведёте sõidupäevik с километражом служебных поездок.
2. По итогам периода считаете долю служебного использования: бизнес-км ÷ общий пробег. EMTA даёт буквальный пример: «общий пробег 50 000 км, из которых по записям дневника 10 000 км — служебные. Следовательно, 20 % расходов на автомобиль могут быть вычтены» (10 000 ÷ 50 000 × 100).
3. Эту долю применяете к реальным расходам на автомобиль за период, и получившуюся сумму вычитаете из бизнес-дохода (форма E).

Лимита по сумме на месяц или на год для FIE нет. Главное условие — расходы документально подтверждены и непосредственно связаны с предпринимательской деятельностью.

Что Odoma Tracker делает автоматически

1. Автоматическое определение поездок. Вы садитесь в машину и едете — поездка стартует сама. Никаких кнопок «начать запись».
2. Классификация служебная / личная. Настраиваете расписание работы по времени или по дням.
3. Расчёт компенсации. В статье вы видите: сколько служебных километров за месяц, сколько компенсации это даёт в евро, сколько осталось до лимита €550.
4. Экспорт дневника поездок в PDF со всеми обязательными полями — для работодателя или для собственного архива.
5. Отправка по email прямо из приложения — три тапа.
6. Работодателю — дашборд Odoma. Путевые листы всех водителей приходят в одно место, работодатель утверждает поездки, компенсация считается для расчёта зарплаты, а бухгалтер получает выгрузку. Платный сервис с 14 днями бесплатно — см. Odoma для бизнеса.

Никаких таблиц Excel, никаких записей вручную, никаких вечеров над квартальным отчётом.

FAQ

Можно ли вести sõidupäevik задним числом? Формально — да, но это очень рискованно. Если EMTA сравнит ваши «реконструированные» записи с GPS-данными вашего же приложения такси, навигации или с банковскими транзакциями (заправки, обед в командировке) — расхождения легко найти. Лучше начинать вести дневник с момента, когда автомобиль вошёл в служебное использование.

Что если я забыл пометить поездку служебной? В Odoma Tracker можно перепомечать любую поездку задним числом — приложение хранит весь исторический список. Главное — закрыть до конца отчётного месяца.

Покрывает ли €0,50/км все мои расходы на машину? Эта ставка была откалибрована регулятором с учётом средних эксплуатационных расходов: топливо + амортизация + страховка + ТО. Для большинства легковых автомобилей класса B/C она покрывает реальные расходы. Для тяжёлых SUV и старых машин с высоким расходом — может быть в обрез. В этом случае схема 2 (FIE-вычет) может быть выгоднее.

Можно ли использовать чужой автомобиль? Да, если служебная необходимость подтверждается, и автомобиль внесён в дневник как используемое транспортное средство. Tax-free ставка одинаковая.

Что если я еду из дома сразу к клиенту, без захода в офис? Это служебная поездка. Дневник фиксирует адрес дома → адрес клиента. Формальной разницы с маршрутом «офис → клиент» нет.

Нужно ли вести дневник поездок в выходные, если я не работаю? Только если вы выезжаете на служебную задачу. В обычный нерабочий день — нет, и эти поездки помечаются как личные.

А если я переезжаю в Финляндию или Польшу? В приложении можно поменять страну. Финляндия в 2026 — €0,55/км, Польша — отдельные ставки по мощности автомобилей. По мере того как мы публикуем гайды по другим странам, на этой странице появится перекрёстная ссылка.

Сколько хранить sõidupäevik? 7 лет по Maksukorralduse seadus § 58 — это срок хранения первичных документов. Срок самой налоговой проверки короче (3 года общий, 5 при умысле), но документы должны лежать на случай, если EMTA придёт ближе к границе срока. Odoma Tracker хранит данные локально на устройстве; для долгосрочного архива — экспортируйте PDF за каждый месяц и складывайте в облачное хранилище (iCloud, Google Drive) или передавайте бухгалтеру.

Обязателен ли путевой лист (sõidupäevik) в Эстонии? Только когда от него зависят деньги: для необлагаемой компенсации от работодателя, для вычета расходов на автомобиль у FIE и — как доказательство отсутствия личных поездок — для служебного автомобиля. Если вы просто ездите на своей машине и никто вам её не компенсирует, дневник не нужен.

Нужен ли в Эстонии путевой лист как в России? Нет. Российский путевой лист — государственная форма с медосмотром, обязательная для организаций. В Эстонии формы нет: достаточно четырёх обязательных полей (имя, марка и номер автомобиля, дата, пункт назначения и цель поездки, одометр в начале и в конце) в любом формате.

Можно ли вести sõidupäevik в Excel или на бумаге? Да, формат свободный. Риски практические: реконструированный дневник не принимают, а пропущенное показание одометра ломает сверку. Для нескольких поездок в месяц хватит Excel-шаблона; при десятках поездок переходите на автоматическую запись.

Какая компенсация за использование личного автомобиля в Эстонии в 2026 году? 0,50 € за километр, без налогов до 550 € в календарный месяц от одного работодателя — при наличии sõidupäevik. Без него любая выплата облагается как зарплата.

Что такое форма INF 14? Годовая декларация, в которой работодатель отчитывается перед EMTA о выплаченных компенсациях за использование личного автомобиля; EMTA сверяет её с дневниками. Подаётся раз в год, до 1 февраля за предыдущий календарный год.

Источники

• EMTA — Compensation for the use of personal cars
• EMTA — Expenses associated with business trips
• EMTA — Erisoodustused (fringe benefits)
• EMTA — Personal property and property used for business (FIE car proportion)
• EMTA — Expenses related to business (FIE general rules)
• EMTA — Passenger cars and VAT accounting (50 % VAT-cap для смешанного использования)
• Riigi Teataja — Tulumaksuseadus
• Riigi Teataja — Постановление о компенсации использования личного авто (TuMS § 13)
• Riigi Teataja — Maksukorralduse seadus § 58 (срок хранения)
• PwC Tax Summaries — Estonia: Tax administration (срок проверки 3/5 лет)
• EY — Significant tax changes in Estonia 2025–2026
• 1Office — Estonia tax changes 2026

Юридический disclaimer

Этот документ подготовлен Odoma Digipädevuse Selts (рег. 80659718) для общего информирования пользователей Odoma Tracker. Он не является юридической, бухгалтерской или налоговой консультацией. Налоговое регулирование в Эстонии может меняться; в случае спорных или существенных вопросов обращайтесь:

• Maksu- ja Tolliamet (EMTA) — официальный регулятор. Сайт: emta.ee, горячая линия для частных лиц.
• Лицензированный бухгалтер — для индивидуальных рекомендаций по вашей конкретной ситуации (FIE-структура, оптимизация, спорные расходы).

Odoma Digipädevuse Selts не несёт ответственности за решения, принятые на основе этого текста.

Назад: Что мы делаем · Методология · Все гайды

Партнёрские запросы (бухгалтерские бюро, ассоциации FIE, эстонские профсоюзы): Связаться с намиCopy.